När det gäller att hantera effektivitet i den dagliga verksamheten är din programvara för verksamhetshantering en ofta underutnyttjad tillgång. I den här bloggen kommer jag att inkludera användningsfall där din programvara skulle kunna användas bättre för att effektivisera ögonvårdsresan för dina patienter och personal. Dessa användningsfall är också värdefulla att beakta när du väger PMS-alternativ. Och om du aktivt planerar ett byte snarare än att bara utvärdera, läs vår guide för att övergå till din optiska programvara, som går igenom hur den processen ser ut.
Jag kommer att använda Acuitas 2 samt Ocucos senaste programvara för praktikhantering. Acuitas 3 som exempel; lärdomarna kan dock tillämpas på flera olika PMS-lösningar.
De flesta kliniker använder bara en bråkdel av vad deras programvara för hantering av optiska kliniker faktiskt kan göra, och det är där den här guiden kommer in i bilden.
Acuitas, Ocucos PMS-system, har använts av över 300 kunder världen över i mer än 20 år, vilket gör det till ett beprövat system. programvara för optikermottagningar med flera klinikerMin egen resa med Acuitas 2 började 2002 när jag arbetade för Rayner Opticians som optiker. Med tiden har jag kommit att uppskatta dess robusta och pålitliga funktioner. Jag har dock märkt att många användare, inklusive jag själv, ofta förbiser några av de mer nyanserade funktionerna hos ett PMS som avsevärt förbättrar en mottagnings arbetsdag.
Förbättra arbetsflödeseffektiviteten i optisk programvara
Det är viktigt att ditt PMS förbättrar arbetsflöden och processer inom din praktik.
De flesta företag underskattar hur mycket deras programvara kan göra, och det gäller särskilt när det gäller administration av optisk praktik uppgifter som tar upp personalens tid varje dag.
Till exempel, när en optiker slutför en utlämning måste de effektivt kunna söka efter rätt produkter. När man har ett stort lager av linser kan det vara en utmaning att hitta rätt, men genom att använda funktioner som personliga etiketter kan du begränsa sökningen på några sekunder och hitta det du behöver mycket snabbare.
Möjligheten att kopiera och ändra dina beställningar är en annan funktion som kan göra stor skillnad i din dagliga verksamhet. Många gånger kan patienter begära flera par glasögon, och att återskapa varje par från grunden varje gång kan vara tidskrävande och till och med leda till fel. Med en enkel kopieringsfunktion kan detta undvikas helt och hållet. Du kan duplicera en beställning och redigera den vid behov, vilket gör det mer sannolikt att fel undviks.
Att kunna byta namn på dessa dubbletter är också användbart för att hålla dem organiserade och lättillgängliga.
Det är viktigt att ha ett system som håller koll på allt, även när du behöver pausa ditt arbete mitt i en expediering för att boka en tid eller kontrollera en annan patients journal. Din programvara måste också upptäcka fel och påminna sina användare om att ange nödvändig information, till exempel obligatoriska fält, när de slutför en expediering.
Öka effektiviteten med den senaste utvecklingen inom optisk programvara
Som optiker är det viktigt att din optiska programvara utvecklas för att möta de förändrade kraven i din verksamhet samt krav som GDPR etc. Till exempel är det viktigt att säkerställa säkerheten för dina patienters data genom säker och korrekt journalföring för att bygga förtroende hos patienterna. Certifieringar som SOC 2 Typ 2 och ISO 27001:2017 är viktiga, utöver GDPR-efterlevnad.
Möjligheten att skicka in GOS-blanketter elektroniskt via ert PMS minskar också avsevärt den tid som praktiken lägger på att behandla anspråk dagligen. Acuitas 3:s omfattande eGOS-funktioner i England och Skottland har varit en viktig drivkraft för effektiviteten för nuvarande användare.
Eftersom patienter vill ha mer flexibilitet när de bokar tider är det viktigt att erbjuda möjligheten att boka online med ett lättnavigerat verktyg. Ur ett praktiskt perspektiv är det viktigt att överväga vilken flexibilitet ditt onlinebokningsverktyg erbjuder och hur du bäst utnyttjar det, för att minska din administration, inte öka den. Genom att konfigurera olika bokningstyper kommer patienter att boka till relevanta tider, vilket säkerställer ett optimalt arbetsflöde under hela dagen.
Ta Acuitas 3:s kalenderinställningar som exempel. Det låter dig skapa och redigera dina besökstyper för patienter som visas på din mottagnings webbplats. Användare kan bestämma vilka bokningstyper som är aktiva på deras webbplats och deras beskrivningar, samt hur bokningstyperna visas.
Systemet kan också avgöra vilka medarbetare som kan boka tider online eller i butik. På så sätt kan mottagningar ha vikarier i sina system, utan att visas som medarbetare på sina officiella webbplatser. Denna funktion är konfigurerbar, eftersom bara en enkel widget behöver läggas till på din webbplats.
Skräddarsy optisk programvara efter din kliniks behov
Det är värt att överväga vilken konfigurerbarhet ett PMS erbjuder och hur man bäst använder det ur ett praktiskt perspektiv. Till exempel kanske varje medlem i ditt team vill att deras ofta använda ikoner på hemsidan ska visas högst upp och ordnas tillsammans som en "Favoriter"-grupp. Varje användare bör också ha möjlighet att skapa patient- eller butiksrelaterade uppgifter där förloppet och detaljerna för dessa kan granskas i en centraliserad modul. Detta är något jag skulle ha uppskattat mycket när jag fortfarande arbetade på praktiken!
Dessutom är det nu möjligt att skapa snabblänkar till leverantörers webbplatser med hjälp av interna intranät direkt från startskärmen i Acuitas. Så oavsett om det är Zeiss, Essilor eller Hoya kan du effektivisera dina processer med bara ett enkelt klick.
Slutsats
Sammanfattningsvis, programvara för hantering av optiska kliniker erbjuder en rad funktioner som är utformade för att förbättra din mottagnings processer och uppgifter. Med lite uppmärksamhet på detaljer kan du förbättra din användning av ditt PMS för att öka mottagningens effektivitet i det dagliga arbetet. I takt med att tekniska framsteg fortsätter att utvecklas, gör även optiska programvaruerbjudanden det.
