Att byta programvara för hantering av mottagningar är ett viktigt beslut, och det tenderar att ta längre tid än väntat att göra en kortlista. Acuitas 3 och Optisoft är två plattformar som regelbundet dyker upp för oberoende optiker i Storbritannien: båda företagen har funnits på marknaden i årtionden, båda är specifikt utformade för optiker och båda täcker kärnan i vad en daglig mottagning behöver för att fungera.
Beslutet baseras aldrig på en enskild funktion. Det handlar om hur djupt varje plattform hanterar kliniska arbetsflöden, hur prisstrukturen ser ut över tid, hur väl systemet skalas om praktiken växer och vad som händer när något går fel och support behövs. Det är de områden som denna jämförelse fokuserar på.
All information om funktioner och priser nedan är sammanställd från allmänt tillgänglig dokumentation på båda leverantörernas webbplatser och är korrekt såvitt vi vet vid tidpunkten för skrivandet. Funktionstillgängligheten kan komma att ändras; kontrollera alltid direkt med varje leverantör innan du fattar ett beslut.
Bakgrund på varje plattform
Optisoft har byggt programvara för hantering av optikermottagningar i Storbritannien sedan 1989. Det nuvarande systemet, Optisoft.NET, är den fjärde generationen av plattformen och lanserades 2019. Det är specifikt utformat för oberoende optiker och byggt på en modulär modell: en grundprenumeration täcker det viktigaste, och mottagningar lägger till ytterligare funktioner till ett fast pris per modul och månad. Företaget är baserat i York och erbjuder telefon- och onlinesupport i Storbritannien.
Acuitas 3 är flaggskeppsplattformen från Ocuco, ett optiskt mjukvaruföretag som grundades i Dublin 1993. Ocuco är nu den största leverantören av mjukvara för detaljhandeln med optik globalt, med produkter som används på fler än 6 750 platser i dussintals länder. Acuitas 3 är byggt för båda ... oberoende optiska praktiker och optiska kedjor i Storbritannien, Irland, Nederländerna, Belgien, Italien, Belgien, Kanada och USA. Plattformen är utformad för att förena kliniska journaler, dispensering, e-handel och patienthantering i ett enda sammankopplat system, med betoning på användarvänlighet för dagliga arbetsflöden. Trots bredden av funktioner som erbjuds är plattformen ett praktiskt val för oberoende operatörer med en enda klinik, de som planerar att växa och optikkedjor.
Hur plattformarna jämförs i korthet
Tabellen nedan täcker de funktioner som påverkar den dagliga verksamheten. Båda plattformarna hanterar grunderna; skillnaderna blir tydligare i detalj.
Klinik och verksamhet
| Leverans | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| Kalender och onlinebokning | Ja; enhetligt online och i praktiken ¹ | Ja; modul för tidsbokning tillgänglig ² |
| Kliniska uppgifter | Helt konfigurerbar efter besökstyp ¹ | Behandlingsvägsbaserad; konfigurerbar per optiker² |
| Utrustningsintegrationer | Omfattande publicerad katalog ¹ | Inte listad som en kärnfunktion² |
| eGOS | Ja; GOS-blanketter och betalningsavstämning ¹ | Ja; ingår i grundpaketet² |
| Doserings | Validerad dispensering med felkontroller i realtid ¹ | Dispensermodul för glasögon och kontaktlinser ² |
| Aktiehantering | Realtid över olika webbplatser ¹ | Streckkodad lagerhanteringsmodul ² |
| Återkallelse och patientkommunikation | Flerkanalig automatiserad återkallning ¹ | Återkallelse, e-post och SMS i kärnpaketet² |
| E-handel | Ja; synkroniseras online och i praktiken ¹ | Inte listad som en kärnfunktion² |
| Hantering av kontaktlinser | Ja ¹ | Montering och eftervård via doseringsmodul ² |
| Finans och EPOS | Ja ¹ | Kontantmodul tillgänglig ² |
| Autogiroplaner | Ja ¹ | Autogiromodul tillgänglig ² |
| Rapportering | Power BI-integrerade instrumentpaneler ¹ | Inte listad som en kärnfunktion² |
¹ Acuitas 3-funktioner: https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Optisoft-funktioner: https://www.optisoft.co.uk/solutions/ och https://www.optisoft.co.uk/prices/
Obs: Sammanställt från offentligt tillgängliga källor vid tidpunkten för skrivandet. Funktionstillgängligheten kan ändras; kontrollera alltid direkt med varje leverantör innan du fattar ett beslut.
Prissättning och kommersiell modell
Optisofts priser publiceras på deras webbplats. Grundprenumerationen kostar 150 pund per månad och inkluderar patientjournaler, avancerad återkallelse, e-post och SMS, eGOS, recepthistorik och att-göra-listor.
Mottagningar lägger till ytterligare moduler: bokade tider, kliniska journaler, dispensering, lager, kassahantering och autogiro för 25 pund per modul och månad. Tillvalsbaserad molnhosting lägger till 55 pund per månad. Det finns inga långsiktiga kontraktsförpliktelser listade, och företaget erbjuder rabatter för nya företag och befintliga användare som lägger till mottagningar.
Priset för Acuitas 3 baseras på varje mottagnings specifika krav: antal mottagningar, användare och moduler tas alla med i offerten. Detta återspeglar plattformens flexibilitet över ett brett utbud av mottagningar av olika storlekar och konfigurationer, från oberoende mottagningar med en enda mottagning till grupper med flera mottagningar. Mottagningar som utvärderar Acuitas 3 bör begära en personlig offert för att förstå hur investeringen ser ut för deras installation.
De två modellerna passar olika prioriteringar. Optisofts publicerade prissättning gör det enkelt att kartlägga kostnader från början, vilket vissa mottagningar finner användbart när de bygger upp ett affärsplan. Acuitas 3:s offertbaserade struktur innebär att prissättningen skräddarsys efter vad varje mottagning faktiskt behöver, snarare än att tillämpas som ett schablonbelopp.
Båda metoderna är värda att utvärdera mot den fulla omfattningen av vad varje plattform levererar.
eGOS och NHS-arbetsflöde
Stöd för eGOS är ett grundläggande krav för många brittiska optiker, och båda plattformarna uppfyller det. Optisoft inkluderar eGOS i kärnpaketet, där GOS-anspråk behandlas direkt i systemet: inget webbläsarbyte, ingen separat applikation. Acuitas 3 integrerar eGOS i ett bredare NHS-arbetsflödeslager som täcker GOS-formulär, verifikationshantering och betalningsavstämning som en del av den sammankopplade patientjournalen.
För mottagningar som hanterar betydande NHS-volymer är frågan inte om plattformen stöder eGOS utan hur den hanterar marginalärenden: avvisade ansökningar, inlämningsfel och hur dessa kopplas tillbaka till patientjournalen och den finansiella rapporteringen.
Båda plattformarna har hanterat eGOS i flera år och tillhandahåller arbetsflöden avsedda att stödja stora volymer av inlämningar. En demo fokuserad på dessa scenarier är det mest användbara sättet att bedöma vilken metod som passar din verksamhet i praktiken.
Kliniska journaler och utrustningsintegration
Det är i kliniska journaler som de två plattformarna har märkbart olika tillvägagångssätt. Acuitas 3 bygger undersökningsarbetsflödet kring konfigurerbarhet efter besökstyp, med strukturerad dokumentation över varje steg i patientresan och vad företaget beskriver som den största katalogen för utrustningsintegrationer i branschen. För mottagningar som använder en rad diagnostiska enheter är djupet på den publicerade integrationslistan viktigare än ett generellt åtagande att integrera på begäran.
Optisofts modul för kliniska journaler använder en design baserad på patientförlopp som kan konfigureras per optiker. Den är byggd med pekskärmar i åtanke och uppdaterar patientjournaler direkt från undersökningen, vilket eliminerar ett separat administreringssteg.
Utrustningsintegration listas inte som en namngiven funktion på Optisofts offentliga sidor. Kliniker som förlitar sig på specifik diagnostisk hårdvara bör ta upp detta direkt med Optisoft innan de utvärderar vidare. Däremot erbjuder Acuitas 3 den största portföljen av utrustningslänkar till avbildnings-, diagnostik- och dispenseringsenheter inom den optiska industrin. Detta omfattar autorefraktorer, OCT-apparater, tonometrar, fältanalysatorer, ögonbottenkameror, bildspårare och mer från flera märken, allt värt att kolla in på Ocucos utrustningssida.
För mottagningar med standardinställningar och inga ovanliga enhetskrav är skillnaden i integrationsdjup eventuellt inte relevant. För mottagningar som kör en bredare diagnostiksvit är det en av de tydligare skillnaderna mellan de två plattformarna.
Dispensering och lagerhantering
Acuitas 3 inkluderar en validerad dispenseringskontroll som bekräftar i realtid om en specifik kombination av båge och lins är tillverkningsbar innan beställningen görs. Denna funktion bygger på Ocucos djupa expertis inom optiska laboratorier. Som utvecklare av Innovations, ett av branschens ledande system för laboratoriehantering, tillför Ocuco en förståelse för leveranskedjan från praktik till laboratorium som går utöver vad en typisk leverantör av programvara för praktikhantering erbjuder. Detta valideringssteg är utformat för att minska antalet omarbetningar, och för praktiker där dispenseringsfel är ett ständigt problem är det värt att utforska det i en demo.
Utöver dispensering omfattar Acuitas 3 även lageruppföljning i realtid för bågar, linser och lösningar, synkroniserade produktkataloger för försäljning på kliniker och online, automatisk påfyllning när lagret sjunker under definierade tröskelvärden och en zonindelad lagerinventeringsmodul som möjliggör en fullständig lagerinventering utan att avbryta klinikens handel.
Optisoft hanterar dispensering via en modul som täcker glasögon och kontaktlinser, och länkar direkt till kassa- och lagermodulerna. Lagerhanteringen använder manuella och elektroniska lagerinventeringar, inklusive användning av streckkodsutrustning. Båda modulerna finns tillgängliga som tillägg till standardpriset 25 pund per modul. Den direkta kopplingen mellan dispensering, lager och ekonomi i Optisoft kan minska risken för att data matas in separat på flera ställen, vilket är en vanlig felkälla i mindre mottagningar som förlitar sig på manuella processer.
Mottagningar som utvärderar hur dispensering kopplas till den bredare patient- och lagerjournalen kan också finna det användbart att granska hur varje plattform närmar sig optisk lagerhantering som en del av en eventuell demogenomgång.
Rapportering
Rapportering är en av de tydligare skillnaderna mellan de två plattformarna. Acuitas 3 integrerar Power BI, vilket ger mottagningar dashboards med möjlighet till detaljnivåer per plats, läkare och tidsperiod. För mottagningar som hanterar flera platser, eller de med personal som regelbundet arbetar med data, är möjligheten att skapa anpassade rapporter mot den underliggande datamängden en praktisk fördel.
Optisoft inkluderar rapportering i alla sina moduler, men presenterar inte en dedikerad BI-liknande instrumentpanel eller analyslager som Power BI på sina offentliga sidor. För verksamheter med en enda webbplats varierar rapporteringsbehoven: vissa kommer att fungera bra med standardrapporter, medan andra föredrar BI-liknande instrumentpaneler för KPI-spårning.
Multi-Site Operations
Acuitas 3:s arkitektur för flera kliniker är byggd kring centraliserad kontroll och synlighet över olika platser. Den stöder även centraliserad rapportering och KPI-spårning via Power BI och upprätthåller en patientjournal som kopplar samman kontaktpunkter på kliniken och online. Plattformen används av optiker och grupper i Storbritannien, Irland, Benelux och USA, och dess design återspeglar de operativa krav som följer med att hantera mer än en klinik konsekvent.
Optisoft stöder drift på flera platser genom sitt molnhostingalternativ, vilket möjliggör åtkomst från flera platser med automatiserad säkerhetskopiering i brittiska datacenter för 55 pund per månad. För oberoende mottagningar som driver två eller tre platser utan ett IT-team är detta ett smidigt sätt att ansluta platser. Det är en annan modell än den centraliserade grupphanteringsarkitekturen i Acuitas 3, och mottagningar som planerar betydande expansion bör noggrant överväga vilken strategi som passar deras långsiktiga inriktning.
Översikt över efterlevnad, skala och kommersiell
| Leverans | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Ja | Ej listad ² |
| SOC 2 typ II | Ja | Ej listad ² |
| Cyber Essentials | Inte listad ¹ | Ja ² |
| GDPR-överensstämmelse | Ja ¹ | Ja ² |
| konfiguration | Moln eller lokalt¹ | Moln eller lokalt ² |
| Flera webbplatser | Centraliserad rapportering och kontroll ¹ | Molnhosting stöder flera platser² |
| API-åtkomst | Ja ¹ | Ej listad ² |
| Stöd för den amerikanska marknaden | Ja ¹ | Nr ² |
| Priser | Offertbaserad efter praktikstorlek ¹ | 150 £/månad kärnmodul; 25 £/månad per ytterligare modul² |
Obs: Sammanställt från offentligt tillgängliga källor. Kontrollera alltid direkt med varje leverantör innan du fattar ett beslut.
Säkerhet och samtycke
Acuitas 3 stöds av ISO 27001-certifierade metoder och SOC 2 Type II-certifiering tillsammans med GDPR- och DPA-efterlevnad samt en fullständig revisionslogg. Ocuco fungerar som en Microsoft-partner. För verksamheter som verkar inom större grupper, eller de som omfattas av formella styrningskrav, ger den tredjepartscertifieringen en säkerhetsnivå som går utöver en leverantörs egna påståenden.
Optisoft är certifierat enligt Cyber Essentials, uppfyller GDPR-kraven och fungerar även som Microsoft Partner. De erbjuder val mellan molnhosting i brittiska datacenter och installation på plats, vilket ger verksamheter direkt kontroll över var deras data lagras.
För verksamheter med starka preferenser kring datalagring är alternativet lokalt värt att undersöka. Verksamheter med mer specifika efterlevnadskrav bör be Optisoft bekräfta sin nuvarande position innan de behandlar offentligt tillgänglig information som definitiv.
Vilken övning passar varje plattform
Optisoft passar oberoende mottagningar som vill ha ett system med en tydlig kostnadsstruktur och en enkel installation. Kärnpaketet täcker vad många mottagningar med en enda mottagning behöver dagligen, och den modulära prissättningen innebär att ytterligare funktionalitet kan läggas till när mottagningen är redo för det snarare än på dag ett. Support i Storbritannien och möjligheten att hosta data lokalt är praktiska överväganden för mottagningar som vill hålla sin installation enkel och sina data nära.
Acuitas 3 passar mottagningar där kliniskt arbetsflödesdjup, utrustningsintegration och rapportering är prioriterade. Det validerade dispenseringsskiktet minskar antalet omprogrammeringar, utrustningsintegrationskatalogen täcker ett brett utbud av diagnostiska enheter, och Power BI-rapportering ger mottagningar insyn över olika platser och tidsperioder utan behov av ett separat analysverktyg. ISO 27001- och SOC 2 Type II-certifiering innebär att det också är det enklare valet för mottagningar som har formella datasäkerhets- eller efterlevnadskrav att uppfylla.
De två plattformarna stöder liknande kärnarbetsflöden, men de använder olika metoder för hur funktionalitet paketeras och utökas. Optisoft börjar vanligtvis med en lean-strategi och lägger till kapacitet stegvis. Acuitas 3 är positionerat som en mer sammankopplad plattform, utformad för att länka kliniska, operativa och rapporteringsmässiga arbetsflöden från början, med kapacitet att stödja ytterligare kliniker och komplexitet allt eftersom en klinik växer. Vilken metod som passar beror på var kliniken befinner sig nu och var den förväntas vara om tre till fem år.
Ta nästa steg med Acuitas 3
För mottagningar som har vuxit ur sitt nuvarande system eller bygger en grund som de förväntar sig att växa i, kopplar Acuitas 3 samman kliniska journaler, mottagningshantering, dispensering, e-handel och rapportering i en plattform. Att lägga till webbplatser eller användare kräver inte att separata verktyg installeras, arkitekturen är utformad för att hantera det.
Det validerade dispenseringslagret, katalogen för utrustningsintegration och Power BI-rapporteringen är funktioner som tenderar att bli viktigare i takt med att klinikernas volym och komplexitet ökar. Kliniker som befinner sig tidigare i den processen kanske inte behöver allt detta omedelbart, men plattformen växer utan att det krävs en migrering senare.
För alla som utvärderar sina alternativ, en genomgång av hur Acuitas 3 hanterar optisk praktikledning Arbetsflöden som är specifika för deras konfiguration är det mest direkta sättet att bedöma om det är rätt lösning.
Boka en demo med Acuitas 3 att se det i kontexten av din egen praktik.
