Att övergå till ny optisk programvara kan kännas störande, men med rätt tillvägagångssätt stärker det din praktik snarare än att sakta ner den. En välplanerad programvaruövergång förbättrar dina processer, patientvård och den dagliga praktikhanteringen.
Den här guiden guidar klinikägare och optiker genom vad en programvara för optiskt labb övergången faktiskt innebär, så att du vet vad du kan förvänta dig i varje steg.
Innan du börjar, ta dig tid att undersöka dina alternativ. Att lära av andra praktiker som redan har gått igenom en liknande övergång hjälper dig att välja den väg som passar din praktik bäst.
Tidslinje för programvaruövergångsprocessen
Tidslinjen för övergången beror till stor del på de specifika funktioner och moduler du väljer för din ny optisk programvaraÄven om datamigreringsprocessen också kommer att ha en inverkan, kan varaktigheten variera avsevärt – från så kort som en dag till så lång som 12 veckor. Praxis som antar nya funktioner som artificiell intelligens och optometri från början tenderar att upptäcka att övergången lönar sig snabbare.
Så, vad händer under denna tidslinje?
Möta ditt team
Ett överlämningsmöte involverar din kundansvariga, en implementeringsansvarig och, viktigast av allt, dig. Det här mötet blir första gången du träffar din implementeringsansvariga. Han eller hon kommer att vägleda dig genom leveransprocessen. Du kan också träffa din utbildningsansvariga under denna tid och få vägledning om hur du ska konfigurera din nya glasögonprogramvara för omedelbart antagande.
Testa systemet
Innan du byter helt kommer dina data först att migreras till ett testsystem. Du kommer att kunna komma åt testmiljön tillsammans med din utbildningsledare som kommer att guida dig genom den för att validera dina data och säkerställa att du känner dig bekväm med hur allt är konfigurerat.
Det är viktigt att testa dina data noggrant under detta skede för att undvika eventuella problem som kan uppstå på grund av problem med datamigrering.
Utbildningsdag och driftsättningsdag
Efter att du har bekräftat att du är bekväm med dina data i testmiljön kommer en "utbildningsdag" och en "lanseringsdag" att schemaläggas för optikern på din optikermottagning.
Få din personal uppdaterad
Att se till att din personal är bekväm med det här nya systemet är avgörande för framgång. Det är viktigt att hitta en leverantör av programvara för optisk hantering som proaktivt planerar och arbetar med din kliniks nyanser. Du bör få en detaljerad plan för hur installation och utbildning ska genomföras med klinikens personal. Detta blir ännu viktigare om du driver flera kliniker, eftersom praktik på flera platser är viktigt för att säkerställa operativ harmoni på alla platser.
Kommunikation
En enkel men viktig del av övergångsprocessen. Naturligtvis kan din personal initialt vara motståndskraftig mot denna nya förändring. Det är viktigt att hantera detta effektivt uppifrån och ner inom ledningen genom att tydligt kommunicera vad förändringen är, när den sker och hur den sker. Att få projektuppdateringar om inköps- och beslutsprocessen kan få din personal att känna sig inkluderad under denna tid och mer mottaglig för förändringen.
Utbildning
Tänk på att personalen kommer att uppleva en inlärningskurva när de byter till den nya optikerprogramvaran. Dessa förändringar kan vara svåra eftersom de kanske inte är lika bekanta med tekniken, särskilt när systemkomplexiteten ökar. Optiker kan till och med försöka minska sin utbildning eftersom de tror att de kommer att vara igång relativt snabbt. I verkligheten kan de uppleva fler problem än de vanligtvis skulle stöta på om de hade lagt mer tid på att lära sig den nya hanteringen av ögonvårdspraktiker. När ditt team är igång kommer vårt guide för upplåsningsövningsprogramvara är värt att se över. Den täcker användningsfall som många verksamheter inte inser att de behöver förrän efter driftsättning.
E-utbildningsmaterial kan vara fördelaktiga eftersom de gör det möjligt för din personal att lära sig det nya systemet i sin egen takt. Anställda kan redan vara bekanta med den nya optometriska programvaran innan ditt implementeringsteam kommer till din optikermottagnings utbildningsdag.
Support
Det är viktigt att be om hjälp eftersom du kommer att behöva det! En "hyperomsorgsperiod" kan inträffa efter "Go-Live"-dagen. Under denna tid håller din implementeringschef och utbildningsansvariga kontakt med ditt team i flera veckor tills de är helt vana vid den nya optiska datorprogramvaran.
Avslutande tankar
Att implementera ett nytt optiskt hanteringssystem i din praktik kräver noggrann planering, research och en organiserad process för att säkerställa framgång. Det är normalt att möta utmaningar under denna övergångsperiod, men genom att följa riktlinjerna i den här bloggen kan processen bli mycket smidigare och effektivare. Tänk på att slutmålet är att förbättra din praktiks produktivitet och effektivitet, och att anamma denna förändring med självförtroende kan leda till en smidig och framgångsrik övergång. Om den görs på rätt sätt förbereder denna övergång dig också för att OmniChannel ska lyckas. möta patienters och verksamhetens behov över varje kanal.
