Quando se trata de gerenciar a eficiência no dia a dia da clínica, um recurso frequentemente subutilizado é o software de gestão da clínica. Ao longo deste blog, incluirei casos de uso em que seu software poderia ser melhor adaptado para otimizar a jornada de cuidados oftalmológicos para seus pacientes e equipe. Esses casos de uso também são considerações valiosas ao avaliar opções de software de gestão de clínicas. E se você está planejando ativamente uma mudança, em vez de apenas avaliá-la, leia nosso artigo. Guia para a transição do seu software óptico, que descreve detalhadamente como esse processo funciona.
Usarei o Acuitas 2, bem como o software de gestão de consultório mais recente da Ocuco. Acuitas 3 como exemplos; no entanto, os aprendizados podem ser aplicados a diversas soluções diferentes de PMS.
A maioria dos consultórios usa apenas uma fração do que seus... Software para gestão de clínicas ópticas É possível fazer isso, e é aí que este guia entra em ação.
O Acuitas, sistema de gestão de consultório veterinário (PMS) da Ocuco, é um produto confiável para mais de 300 clientes em todo o mundo há mais de 20 anos, o que o torna uma solução comprovada. Software para clínicas de optometria com várias unidades.Minha própria jornada com o Acuitas 2 começou em 2002, quando eu trabalhava na Rayner Opticians como técnico em óptica. Com o tempo, passei a apreciar seus recursos robustos e confiáveis. No entanto, percebi que muitos usuários, inclusive eu, frequentemente negligenciam algumas das funcionalidades mais sutis de um sistema de gestão de óticas (PMS) que melhoram significativamente o dia a dia de um profissional da área.
Melhorando a eficiência do fluxo de trabalho em software óptico
É importante que seu PMS melhore os fluxos de trabalho e processos em sua clínica.
A maioria das clínicas subestima o potencial de seus softwares, e isso é especialmente verdadeiro quando se trata de administração de consultório óptico Tarefas que consomem o tempo da equipe diariamente.
Por exemplo, ao preencher uma dispensa, os profissionais de saúde ocular precisam ser capazes de pesquisar os produtos corretos com eficiência. Ao lidar com um grande estoque de lentes, encontrar a lente ideal pode ser um desafio, mas, ao utilizar recursos como etiquetas personalizadas, você pode refinar a busca em segundos e encontrar o que precisa muito mais rápido.
A capacidade de copiar e modificar seus pedidos é outro recurso que pode fazer uma grande diferença em suas operações diárias. Muitas vezes, os pacientes podem solicitar vários pares de óculos, e recriar cada par do zero todas as vezes pode ser demorado e até mesmo levar a erros. Com uma simples função de cópia, isso pode ser completamente evitado. Você pode duplicar um pedido e editá-lo conforme necessário, aumentando as chances de evitar erros.
Poder renomear essas duplicatas também é útil para mantê-las organizadas e facilmente acessíveis.
É importante ter um sistema que acompanhe tudo, mesmo quando você precisar interromper seu trabalho no meio de uma dispensação para marcar uma consulta ou verificar o prontuário de outro paciente. Seu software também precisa identificar erros e lembrar seus usuários de inserir informações necessárias, como campos obrigatórios, ao concluir uma dispensação.
Impulsionando a eficiência com os últimos desenvolvimentos em software óptico
Como profissional de saúde ocular, é importante que seu software óptico evolua para atender às mudanças nos requisitos do seu negócio, bem como a requisitos como o GDPR, etc. Por exemplo, garantir a segurança dos dados dos seus pacientes por meio de registros seguros e em conformidade é fundamental para construir confiança com os pacientes. Certificações como SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001:2017 são essenciais, além da conformidade com o GDPR.
A possibilidade de enviar formulários GOS eletronicamente por meio do seu PMS também reduz significativamente o tempo gasto no processamento diário de solicitações de reembolso. Os amplos recursos de eGOS do Acuitas 3 na Inglaterra e na Escócia têm sido um grande impulsionador da eficiência para os usuários atuais.
À medida que os pacientes buscam mais flexibilidade na hora de agendar consultas, oferecer a possibilidade de agendamento online com uma ferramenta de fácil navegação é essencial. Do ponto de vista do consultório, é importante considerar o nível de flexibilidade que sua ferramenta de agendamento online oferece e como melhor utilizá-la, a fim de reduzir sua burocracia, e não aumentá-la. Configurar diferentes tipos de consultas fará com que os pacientes marquem os horários relevantes, garantindo um fluxo de trabalho otimizado ao longo do dia.
Tomemos como exemplo a configuração do diário do Acuitas 3. Ele permite que você crie e edite os tipos de consultas para pacientes que são exibidos no site do seu consultório. Os usuários podem determinar quais tipos de consultas estão ativos no site e suas descrições, bem como como os tipos de consultas são exibidos.
O sistema também pode determinar quais membros da equipe podem ter consultas agendadas online ou presencialmente. Dessa forma, os consultórios podem ter optometristas substitutos em seus sistemas, sem serem exibidos como membros da equipe em seus sites oficiais. Esse recurso é configurável, pois basta adicionar um widget simples ao seu site.
Adaptando o software óptico às necessidades do seu consultório
Vale a pena considerar o nível de configurabilidade que um PMS oferece e a melhor forma de utilizá-lo do ponto de vista da prática clínica. Por exemplo, cada membro da sua equipe pode querer que seus ícones mais usados na página inicial apareçam no topo e organizados como um grupo de "Favoritos". Cada usuário também deve ter a capacidade de criar tarefas relacionadas a pacientes ou à loja, onde o progresso e os detalhes dessas tarefas possam ser visualizados em um módulo centralizado. Isso é algo que eu teria apreciado muito quando ainda trabalhava na prática!
Além disso, agora é possível criar links rápidos para sites de fornecedores usando intranets internas diretamente da tela inicial da Acuitas. Assim, seja Zeiss, Essilor ou Hoya, você pode otimizar seus processos com apenas um clique.
Conclusão
Em suma, software de gerenciamento de consultórios ópticos oferece uma gama de recursos projetados para aprimorar os processos e tarefas do seu consultório. Com um pouco de atenção aos detalhes, você pode aprimorar o uso do seu PMS para aumentar a eficiência do seu consultório no dia a dia. À medida que os avanços tecnológicos evoluem, o mesmo acontece com as ofertas de software óptico.
