Når det gjelder effektivitetsstyring i praksis i det daglige, er programvaren for praksisadministrasjon en ofte underutnyttet ressurs. Gjennom denne bloggen vil jeg inkludere brukstilfeller der programvaren din kan bli bedre tatt i bruk for å effektivisere øyepleieprosessen for pasienter og ansatte. Disse brukstilfellene er også verdifulle hensyn når du vurderer PMS-alternativer. Og hvis du aktivt planlegger et bytte i stedet for bare å evaluere, kan du lese våre veiledning for overgang til optisk programvare, som går gjennom hvordan den prosessen ser ut.
Jeg kommer til å bruke Acuitas 2 samt Ocucos nyeste programvare for praksisadministrasjon. Acuitas 3 som eksempler; lærdommene kan imidlertid anvendes på tvers av flere forskjellige PMS-løsninger.
De fleste praksiser bruker bare en brøkdel av det deres programvare for administrasjon av optiske praksiser faktisk kan gjøre, og det er her denne veiledningen kommer inn i bildet.
Acuitas, Ocucos PMS-system, har blitt brukt av over 300 kunder over hele verden i mer enn 20 år, noe som gjør det til et velprøvd programvare for optometripraksiser med flere lokasjonerMin egen reise med Acuitas 2 startet i 2002 da jeg jobbet for Rayner Opticians som dispenserende optiker. Over tid har jeg kommet til å sette pris på de robuste og pålitelige funksjonene. Jeg har imidlertid lagt merke til at mange brukere, inkludert meg selv, ofte overser noen av de mer nyanserte funksjonene til et PMS som forbedrer arbeidsdagen i stor grad.
Forbedring av arbeidsflyteffektivitet i optisk programvare
Det er viktig at PMS-systemet ditt forbedrer arbeidsflyter og prosesser i praksisen din.
Most practices underestimate how much their software can do, and that’s especially true when it comes to optical practice administration tasks that eat up staff time every day.
For eksempel, når man skal dispensere, må øyepleiere kunne søke effektivt etter de riktige produktene. Når man har et stort utvalg av linser, kan det være en utfordring å finne den rette, men ved å bruke funksjoner som personlige merkelapper kan du snevre inn søket på sekunder og finne det du trenger mye raskere.
Muligheten til å kopiere og endre bestillingene dine er en annen funksjon som kan utgjøre en stor forskjell i den daglige driften. Mange ganger kan pasienter be om flere par briller, og det kan være tidkrevende og til og med føre til feil å gjenskape hvert par fra bunnen av hver gang. Med en enkel kopieringsfunksjon kan dette unngås helt. Du kan duplisere en bestilling og redigere den etter behov, noe som gjør det mer sannsynlig å unngå feil.
Det er også nyttig å kunne gi nytt navn til disse duplikatene for å holde dem organiserte og lett tilgjengelige.
Det er viktig å ha et system som holder oversikt over alt, selv når du må sette arbeidet på pause midt i en dispensering for å avtale en time eller sjekke en annen pasients journal. Programvaren din må også oppdage feil og minne brukerne på å legge inn nødvendig informasjon, for eksempel obligatoriske felt, når de fullfører en dispensering.
Øker effektiviteten med den nyeste utviklingen innen optisk programvare
Som øyespesialist er det viktig at den optiske programvaren din utvikler seg for å møte de endrede kravene i virksomheten din, samt krav som GDPR osv. For eksempel er det å sikre pasientenes datasikkerhet gjennom sikker og kompatibel journalføring nøkkelen til å bygge tillit hos pasientene. Sertifiseringer som SOC 2 Type 2 og ISO 27001:2017 er viktige, i tillegg til samsvar med GDPR.
Muligheten til å sende inn GOS-skjemaer elektronisk via PMS-systemet ditt reduserer også tiden som brukes på å behandle krav i praksis den daglige tiden. Acuitas 3s omfattende eGOS-funksjoner i England og Skottland har vært en viktig effektivitetsdriver for nåværende brukere.
Ettersom pasienter ønsker mer fleksibilitet når de bestiller timer, er det viktig å tilby muligheten til å bestille på nett med et brukervennlig verktøy. Fra et praksisperspektiv er det viktig å vurdere fleksibiliteten det nettbaserte bestillingsverktøyet ditt gir og hvordan du best kan utnytte det, for å redusere administrasjonsarbeidet, ikke øke det. Konfigurering av ulike avtaletyper vil føre til at pasienter bestiller til relevante tidsrom, noe som sikrer optimal arbeidsflyt gjennom dagen.
Vi tar Acuitas 3s dagbokoppsett som et eksempel. Det lar deg opprette og redigere besøkstyper for pasienter som vises på nettstedet til klinikken din. Brukere kan bestemme hvilke avtaletyper som er aktive på nettstedet deres og beskrivelsene deres, samt hvordan avtaletypene vises.
Systemet kan også bestemme hvilke ansatte som kan få timebestilt på nett eller i butikk. På denne måten kan praksiser ha vikaroptikere på systemene sine, uten å vises som ansatt på sine offisielle nettsider. Denne funksjonen er konfigurerbar, ettersom det bare er nødvendig å legge til en enkel widget på nettstedet ditt.
Skreddersy optisk programvare til din praksis' behov
Det er verdt å vurdere hvor mye konfigurerbar et PMS tilbyr og hvordan man best kan bruke det fra et praksisperspektiv. For eksempel kan hvert medlem av teamet ditt ønske at deres ofte brukte ikoner på hjemmesiden skal vises øverst og ordnes sammen som en «Favoritter»-gruppe. Hver bruker bør også ha muligheten til å opprette pasient- eller butikkrelaterte oppgaver der fremdriften og detaljene for disse kan gjennomgås i én sentralisert modul. Dette er noe jeg ville ha satt stor pris på da jeg fortsatt jobbet i praksis!
I tillegg er det nå mulig å opprette hurtiglenker til leverandørers nettsteder ved hjelp av interne intranett direkte fra startskjermen i Acuitas. Så enten det er Zeiss, Essilor eller Hoya, kan du effektivisere prosessene dine med bare et enkelt klikk.
Konklusjon
Oppsummert, programvare for administrasjon av optisk praksis tilbyr en rekke funksjoner som er utviklet for å forbedre prosessene og oppgavene i praksisen din. Med litt oppmerksomhet på detaljer kan du forbedre bruken av PMS-systemet ditt for å styrke praksisens effektivitet i den daglige driften. Etter hvert som teknologiske fremskritt fortsetter å utvikle seg, vil også optisk programvare tilbys.
