De fleste uavhengige optikere sitter på en betydelig mengde forretningsinformasjon som de ikke bruker. Hver time som bestilles, hver undersøkelse som fullføres, hver innfatning som selges og hver ubesvarte tilbakekalling er ekstra data. Spørsmålet er om din elektroniske pasientjournal (EPJ) viser frem disse dataene på en måte som hjelper deg med å handle ut fra dem.
Denne veiledningen dekker KPI-ene som er viktigst for praksisvekst, hvor du finner dem i dine kliniske og administrative data, og hva du skal gjøre når tallene forteller deg at noe må endres.
Hvorfor de fleste praksiser underutnytter sine EHR-data
Å drive en klinisk praksis gir begrenset tid til forretningsanalyse. For mange uavhengige optikere er resultatet en rapport som stort sett forblir uberørt: månedlige inntekter sjekket, men sjelden undersøkt utover overflaten.
Rusmidler som ikke sporer ytelsesmålinger regelmessig, overser ofte problemer som har bygget seg opp en stund. En registreringsrate kan sakte synke uten å bli lagt merke til, en tilbakekallingsliste kan bli utdatert, eller hull i planene kan stå ufylt i flere uker, selv om de kunne vært fikset mye tidligere.
Et moderne skybasert optometri EHR genererer disse dataene automatisk. Verdien ligger i å vite hvilke tall man skal se på, hvor ofte og hvilken handling hver enkelt skal utløse.
KPI-ene som faktisk driver inntekter
Start med de beregningene som har den klareste innvirkningen på inntektene, og begynn med den som viser hvor mye verdi hvert pasientbesøk genererer.
1. Inntekt per pasient
Dette er den aller nyttigste målestokken for å forstå om praksisen din oppnår den fulle verdien av hver enkelt pasientreise.
Beregn det ved å dele totalinntekten på det totale antallet pasientbesøk over en gitt periode. Bransjestandarder setter landsgjennomsnittet rundt 285 dollar per eksamensbesøk, med topppraksiser som når $350 eller mer, hovedsakelig drevet av optisk opptakshastighet og optimalisering av medisinsk fakturering.
Hvis inntekten per pasient er under referanseindeksen, er problemet vanligvis ikke antallet pasienter du ser. Det er oftere en blanding av lav registreringsrate, svak produktmiks og ufullstendig fakturering, og EHR-dataene dine kan hjelpe deg med å oppdage og fikse alle tre.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Sjekk inntektsdataene per pasient over rullerende perioder på 30, 90 og 365 dager. Del disse dataene opp etter undersøkelsestype (for eksempel rutinemessig, medisinsk eller kontaktlinse) for å finne nøyaktig hvor ytelsesgapet eksisterer.
2. Optisk opptakshastighet
Registreringsraten din sporer prosentandelen av pasienter som mottar en ny resept og deretter bestemmer seg for å kjøpe brillene sine direkte fra klinikken din. Dette er en av de mest nyttige målingene å overvåke innen optometri, da den tydelig indikerer hvor effektivt teamet ditt håndterer overleveringen fra undersøkelsesrommet til optikerbutikken.
Bransjestandarder for fangstrate ligger rundt 60–70 %, med veldrevne optiske avdelinger som oppnår 75 % eller høyere. Hvert prosentpoeng teller: for en praksis som ser 2,000 pasienter per år, kan en forbedring på fem poeng i opptaksraten representere et betydelig skifte i årlige inntekter.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Utstedte resepter kontra fullførte optikersalg, segmentert etter forskrivende optiker, undersøkelsestype og tidsperiode. Der gapet mellom utstedte resepter og utførte kjøp er størst, må samtalen finne sted om hvorfor.
3. Effektivitet av tilbakekalling
Tilbakekalling fungerer som motoren som holder en optikerpraksis bærekraftig. Pasienter som kommer tilbake i tide gir stabile inntekter, holder øyehelsen sin på rett spor og koster mye mindre å beholde enn det koster å tiltrekke seg nye pasienter.
De fleste elektroniske pasientjournalsystemer lar deg sette opp tilbakekallingsintervaller for ulike undersøkelsestyper, som rutinemessig, medisinsk eller kontaktlinseundersøkelse, samtidig som du sporer hvem som er for sent ute, hvem som har blitt kontaktet og hvem som har bestilt tid. Konverteringsraten for tilbakekalling er ganske enkelt prosentandelen av de pasientene med forespørsel som faktisk bestiller en time.
Når konverteringen er lav, er det vanligvis et problem med den interne prosessen din snarere enn mangel på pasientlojalitet. Hvis du undersøker tidspunktet, rekkefølgen og metoden for påminnelsene dine, vil du ofte finne enkle måter å forbedre deg på, for eksempel å legge til ett kontaktpunkt til, oppdatere budskapet ditt eller redusere tiden mellom den første påminnelsen og neste oppfølging.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Se etter en tilbakekallingsrapport som viser en liste over pasienter som er for sent til en undersøkelse, fordelt på type. Du bør også spore konverteringsraten for tilbakekalling for hver kontaktmetode, for eksempel SMS, e-post eller brev, og måle den gjennomsnittlige tiden det tar for en pasient å bestille en time etter at du har sendt en påminnelse.
4. Fraværs- og avbestillingsrate
Hvert tomt avtalevindu representerer tapte inntekter som du ikke kan få tilbake. Hvis din optikerpraksisens manglende oppmøterate er høyere enn 8–10 %, er det på tide å se på bestillings- og påminnelsessystemene dine.
En mer nyttig tilnærming er å identifisere hvilke spesifikke tidspunkter det er størst risiko for tapte avtaler. Siden mange praksiser ser flere uteblivelser på mandag morgen eller sent på dagen, hjelper det å oppdage disse mønstrene deg med å bestemme når du skal overbooke, hvordan du bedre kan organisere timeplanen din, eller når du skal sende ekstra påminnelser.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Se etter avbestillings- og manglende oppmøtefrekvenser basert på type avtale, tidspunkt på dagen og ukedag. Viktigst av alt, sjekk om det ble sendt en automatisk påminnelse for de tapte besøkene, da denne ene detaljen ofte forklarer nøyaktig hvorfor pasienten ikke møtte opp.
5. Oppgraderingsfrekvens for flere par og linser
Tilleggsinntekter fra linseoppgraderinger, som antirefleksbelegg, fotokromatiske linser, blålysfiltre og salg av flere par, står for noen av inntektene med høyest margin i din optiske avdeling. Mens Adopsjonen av AR-objektiver i USA er rundt 40 %, den når 90 % i deler av Europa og Asia, noe som viser at de fleste praksiser har mye rom for vekst.
En stor del av det å øke antallet linseoppgraderinger og salg av flere par er å forstå hvor sammenbruddet skjer i pasientreisen. Noen ganger skjer frakoblingen under den kliniske overleveringen, der optikeren kanskje ikke anbefaler et sterkt nok utvalg av alternativer før pasienten når utleveringsteamet. Ideelt sett bør pasienten forlate testrommet allerede forstå fordelene med forskjellige linsealternativer, overflatebehandlinger, arbeidsglass, solbriller med styrke eller ekstra par for ulike livsstiler og oppgaver. Selv om det ikke er noen endring av styrke, er det fortsatt muligheter for optikeren til å anbefale at pasienten snakker med utleveringsteamet, enten det er fordi overflatebehandlingene deres forringes, innfatningen deres ser slitt ut, eller de kan ha nytte av et reservepar eller arbeidsglass.
På dispenseringssiden må teamet også konsekvent forsterke disse anbefalingene og med sikkerhet introdusere ideen om flere par briller for ulike aspekter av dagliglivet. I virkeligheten kan mange pasienter ha nytte av flere par briller hvis budsjettet tillater det, inkludert et hverdagspar, et reservepar, dedikerte lesebriller, arbeidsglass, solbriller med styrke eller plano, og til og med sportsbriller. Det er også viktig å ikke overse mindre tillegg og tilbehør, som klips, rengjøringssett, brillekjeder og pleieprodukter, da disse alle bidrar til å øke gjennomsnittlig dispenseringsverdi. Når det kliniske og dispenserende teamet samarbeider med en konsekvent tilnærming, skaper det langt større muligheter til å øke både salget av flere par og oppgraderinger av premiumlinser.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Sjekk andelen linseoppgraderinger som prosentandel av det totale linsesalget, se på andelen flere linser, og fordel disse dataene etter den forskrivende optikeren og det enkelte medlemmet av utleveringspersonalet.
6. Vekstrate for nye pasienter
Nye pasienter er nødvendige for den langsiktige helsen til praksisen din, men de er også de dyreste å tiltrekke seg. Ved å spore antallet nye pasienter som prosentandel av det totale antallet besøk og se om tallet holder seg stabilt, vokser eller synker, får du et tidlig varsel om retningen praksisen din er på vei i.
Hvis antallet nye pasienter synker mens det totale antallet besøk holder seg det samme, betyr det vanligvis at retensjonen er solid, men at du ikke erstatter pasientene som slutter. Hvis du ser et høyt volum av nye pasienter, men inntektene per pasient er lave, fokuser innsatsen på å forbedre konvertering og fangst i stedet for bare å prøve å få inn enda flere folk.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Se på forholdet mellom nye og tilbakevendende pasienter per måned, identifiser hvor henvisningene dine kommer fra, og sammenlign inntektene generert av nye pasienter med inntektene fra din eksisterende base.
7. Kundefordringer og behandling av krav
I praksiser som håndterer flere forsikringsbetalere, skjuler gamle kundefordringer ofte et betydelig inntektsproblem. Krav som forblir ubetalte i mer enn 30 dager er i hovedsak penger du har tjent, men ennå ikke innkrevd, og sannsynligheten for å få tilbake disse midlene synker jo lenger de forblir ubetalte.
Du bør gjennomgå kundefordringsrapporten din ved å segmentere den i henhold til den spesifikke betaleren og kravets alder (for eksempel 0–30, 31–60, 61–90 og 90+ dager). Hvis du finner et stort antall krav som ligger i 60+ dagersintervallet, signaliserer det vanligvis et problem med et bestemt forsikringsselskap eller en gjentakende kodefeil som du kan fikse med en mer systematisk tilnærming.
Hva du bør se etter i din elektroniske pasientjournal: Se etter dine gamle kundefordringer fordelt på betaler, gjennomsnittlig antall dager det tar for ulike kravtyper å bli betalt, og avslagsraten for hver betaler og faktureringskode. Et riktig oppsatt praksisstyringssystem bør gjøre disse tallene enkle å finne ved å dukke dem opp automatisk for deg.
Å gjøre data om til beslutninger
Det er bare nyttig å kjenne KPI-ene dine hvis det endrer måten du driver virksomheten på. Noen prinsipper som hjelper:
Gjennomgå med riktig frekvens: Noen målinger (planleggingsgrad, daglig inntekt) krever daglig eller ukentlig oppmerksomhet. Andre, som konverteringsrate for tilbakekalling eller linseoppgraderingsrate, bør gjennomgås månedlig. Årlige evalueringer av AR-aldring eller vekst i nye pasienter gir deg trenden, men ikke nok advarsel til å handle i tide.
Del relevante data med hele teamet: Registreringsraten involverer både optikeren og dispensasjonsteamet. Fraværsraten er en planleggingsmåling, men den involverer også resepsjonen. Når personalet kan se hvordan rollen deres er knyttet til et spesifikt nummer, endres atferden uten at det kreves ovenfra-og-ned-instruksjoner.
Sett referansepunkter før du setter deg mål: Kjenn utgangspunktet ditt før du bestemmer deg for hvor du vil nå. En praksis som aldri har sporet oppgraderingsraten for objektiver, kan ikke realistisk sett sikte mot 60 % i første kvartal. Fastslå hvor du er, og sett deretter et realistisk forbedringsmål for de neste 90 dagene.
Hva din elektroniske pasientjournal bør gjøre det enkelt
Ikke alle plattformer viser disse dataene på samme måte. En spesialbygd optometrisk EHR bør gi deg tilgang til disse målingene uten behov for manuell eksport eller tilpassede regneark.
Se etter:
Forhåndsbygde rapporter for registreringsfrekvens, tilbakekallingsstatus, inntekt per pasient og AR-aldring
Filtrering etter tidsperiode, undersøkelsestype, optiker og sted
Faktureringsdashboards som viser kravstatus og betalerytelse i sanntid
Verktøy for tilbakekallingsadministrasjon som sporer kontakthistorikk og konverteringer, ikke bare forfallsdatoer
Hvis det nåværende systemet ditt krever betydelig manuelt arbeid for å trekke ut målingene ovenfor, er det et betydelig gap, og et gap som har en tilbakevendende kostnad i form av tid, feil og forsinkede beslutninger.
Acuitas 3 er bygget for å gi uavhengige optiker- og optikerpraksiser innsikt i sine ytelsesdata som en standard del av plattformen, ikke som et tillegg eller en eksportøvelse. Se hvordan Acuitas 3 støtter praksisvekst. Kontakt.
