Lagerbeholdning er et av områdene der optikere taper penger passivt, hovedsakelig på grunn av opphopning av små mangler: innfatninger som står utstilt lenge etter sin kommersielle levetid, kontaktlinselager som bestilles reaktivt i stedet for etter mønster, linser som bestilles på nytt på slutten av måneden fordi ingen sporet hva som ble solgt i løpet av den, you name it.
Det meste av dette skyldes systemfeil. Når lagerdata bare lagres i regneark, i en leverandørportal eller i noens hode, kan ikke bedriften se sitt eget lager tydelig nok til å administrere det godt. Optisk programvare for lagerstyring finnes for å tette dette gapet.
Her skal vi se på hva programvare for lagerstyring av optikk faktisk må gjøre for å løse dette problemet, og hvorfor de tre lagerkategoriene i en typisk optikerpraksis hver har krav som generiske lagerverktøy for detaljhandel ikke var utviklet for.
Hvorfor optisk inventar er mer komplekst enn det ser ut
Løping eller å starte en optometripraksis kommer med utfordringer du kanskje ikke har vurdert før. For eksempel er det ikke noe enkelt øyeblikk der ting går synlig galt med varelageret, det er ofte en jevn opphopning av små tap som er vanskelige å tilskrive og enkle å bortforklare.
En innfatningssamling som ikke har blitt levert på seks måneder. En kontaktlinsepasient som sluttet å komme tilbake, og ingen la merke til det. En ny linsegjenoppretting som skjedde fordi reseptdata ble transkribert manuelt mellom to systemer som skulle ha vært koblet sammen. En bestilling på et lager som allerede var på vei fordi den utestående bestillingen ikke var synlig.
Ingen av disse er dramatiske feil. Men over et år, på tvers av alle tre aksjekategoriene, summerer de seg som avskrevne aksjer, tapte gjentatte inntekter, nyinnspillinger som spiser marginen, og kjøpsbeslutninger tatt uten dataene som gjør dem gode.
Den felles tråden er synlighet. Praksiser som ikke kan se varelageret sitt tydelig nok i sanntid, koblet til kliniske og dispenserende arbeidsflyter, kan ikke administrere det godt.
Rammer: Synlighetsproblemet
For de fleste klinikker er innfatninger den største fysiske investeringen i varelageret. De er også de vanskeligste å spore i sanntid, spesielt i systemer som ikke er designet for optikkhandel.
En av hovedutfordringene er at en innfatning som er utstilt ikke er det samme som en innfatning som er på lager. En innfatning som prøves på av en pasient har en annen status enn en som nettopp har kommet fra en leverandør.
En ramme fra en utgått kolleksjon bør ryddes ut, ikke bestilles på nytt. Uten programvare som sporer hver enkelt enhet (ideelt sett ved hjelp av strekkoder) er dette detaljnivået nesten umulig å håndtere.
I et godt administrert system spores hver ramme med nøkkelinformasjon: plassering, status, kostpris, utsalgspris og hvor lenge den har vært i bruk. Dette gir et mye klarere bilde av hva som faktisk skjer med varelageret.
Sakteflytende varer blir lettere å oppdage gjennom dashbord som viser lagerbevegelser og lagertellinger, uten å bare være avhengig av manuelle kontroller i optisk butikkDisse rapportene gir praksisen et klarere bilde av hva som er i bevegelse, hva som er på lager og hvor det kan være behov for oppmerksomhet.
Påfylling bør behandles som en separat arbeidsflyt. Der påfylling er konfigurert, kan systemet bidra til å utløse en ny lagerbestilling etter at et produkt er solgt eller levert, noe som hjelper praksiser med å unngå å gå tom for populære varer. Tilgjengelighetsstatuser er også viktige, ettersom produkter merket som faset ut eller utgått fortsatt kan selges fra eksisterende lager, men bør ikke merkes for ny bestilling.
Objektiver: Utfordringen med bestillingsvare
Glass er svært forskjellige fra innfatninger når det gjelder lagerbeholdning. De fleste glass oppbevares ikke som ferdige produkter i praksis. I stedet bestilles de etter en synsundersøkelse, lages etter pasientens resept av et laboratorium, og leveres deretter spesielt for den pasienten.
Hovedproblemene skyldes vanligvis to ting: ordrer som går tapt fordi de ble sporet manuelt, eller nyproduksjoner som skjer uten at noen registrerer hvorfor. Begge problemene gjør det vanskelig å holde seg organisert og forbedre prosesser.
Programvare hjelper med å koble sammen hele arbeidsflyten: dispensering, laboratoriebestilling, levering og endelig tilpasning. Klinikeren registrerer resepten, dispensatoren legger inn bestillingen i samme system, og laboratoriet mottar en tydelig, strukturert jobb i stedet for en faks eller e-post. Dette gjør det enkelt for praksisen å se hvilke bestillinger som fortsatt venter, hvilke som har kommet og hvilke som må gjøres på nytt.
Remake-rate er en av de viktigste kvalitetsmålingene innen optisk dispensering, men mange praksiser sporer den ikke ordentlig uten dedikert programvare. Et system som registrerer hver remake sammen med årsaken (som feil reseptinntasting, feil målinger eller pasientmisnøye) gir praksisen nyttige data for å redusere feil over tid.
For bedrifter som har noen ferdige brilleglass på lager, som enstyrkeglass, ser lagerstyring mer ut som innfatningsstyring. Dette betyr å spore lagernivåer i sanntid, sette bestillingspunkter og tydelig se hva som er tilgjengelig for raske behandlingstider.
Kontaktlinser: Motoren for gjentatte kjøp
Kontaktlinser er en av de mest forutsigbare produktkategoriene i en optikerpraksis. Når en pasient har fått tilpasset og forsynt med linser, har klinikken en god idé om når pasienten sannsynligvis vil trenge flere.
Hvis klinikken ikke sporer tilpasningen, levert mengde og forventet bestillingstidspunkt, kan de gå glipp av muligheten til å følge opp i riktig øyeblikk. Som et resultat kan pasienter bestille andre steder, glemme å bestille på nytt eller utvide beholdningen på måter som kan påvirke øyehelsen deres.
Fra et lagerperspektiv trenger kontaktlinser også nøye lagerkontroll. Klinikker trenger oversikt over hva som er levert, hva som fortsatt er tilgjengelig og når lageret trenger oppmerksomhet.
Der det finnes arbeidsflyter for påfylling, kan de bidra til å støtte gjentatte bestillinger, men dette bør håndteres som en del av en bredere lager- og pasienthåndteringsprosess.
Dette er hvor programvare bygget for optometri blir viktig. Kontaktlinselager handler ikke bare om å telle produkter. Det må også koble lagerinformasjon til pasientjournaler, resepter, tilpasninger og tilbakekallingsaktivitet (til syvende og sist redusere manglende oppmøter), noe som gir praksisen en mer komplett oversikt enn et generisk lagerverktøy kan gi.
Hva du skal se etter i programvare for optisk lagerbeholdning
Ikke all programvare for praksisadministrasjon håndterer lagerstyring med samme dybde. Når man vurderer alternativer, er det viktigste skillet om lagerstyring er en førsteklasses funksjon eller et tillegg til et system som primært er utviklet for kliniske journaler eller avtalehåndtering.
Et par ting som er verdt å vurdere spesifikt:
Sanntids lageroversikt på tvers av alle tre kategoriene
Systemet skal vise gjeldende lagernivåer, ventende ordrer og nylige bevegelser uten behov for manuelle tellinger eller eksporter.
Integrasjon med dispenseringsarbeidsflyter
Lagerbeholdningen skal oppdateres automatisk når et salg eller en utlevering registreres, ikke som et separat trinn som kan hoppes over eller gjøres feil.
Leverandørbestilling fra systemet
Innkjøpsordrer generert fra lagerdata i stedet for å skrives inn manuelt, reduserer feil og tetter gapet mellom hva systemet tror er på lager og hva som faktisk er det.
Rapportering etter kategori og samling
Marginanalyse, identifisering av langsomme aktører og data om leverandørytelse bør være tilgjengelige uten eksport til et regneark.
Tilkobling til pasientjournalen
Spesielt for kontaktlinser håndterer lagerstyring som ikke er koblet til tilpasning og tilbakekallingslogikk bare halve problemet.
Synlighet på flere steder
For optikerpraksiser med mer enn én lokasjon unngår man situasjonen der ett sted har for mange varer og et annet avviser pasienter ved å ha oversikt over lagerbeholdningen på tvers av lokasjoner (inkludert muligheten til å overføre varer mellom lokasjoner).
Kostnaden ved å gjøre dette feil
Lagerfeil i en optikerpraksis skaper kostnader som går utover det åpenbare. En manglende innfatning når en pasient er klar til å kjøpe betyr et tapt salg. En duplisert linsebestilling fordi en eksisterende ikke var synlig fører til unødvendige kostnader. En kontaktlinsepasient som ikke blir minnet på å bestille på nytt, kan bytte til en konkurrent, og dermed ta med seg tilbakevendende inntekter.
Det er også mindre synlige effekter. Dårlige lagerdata fører til dårlige kjøpsbeslutninger. Når klinikker ikke tydelig kan se hva som selger, kjøper de ofte for mye for å være på den sikre siden. Dette binder opp kontanter i sakteflytende varer og gjør det vanskeligere å investere i nye, bedre kolleksjoner.
God programvare for optisk lagerbeholdning gir den nødvendige oversikten for å ta bedre beslutninger om hva som skal lagerføres, hva som skal ryddes og hvilke leverandører som er verdt å beholde. Den automatiserer også viktige prosesser som bestilling av kontaktlinser, slik at inntekter ikke går tapt bare fordi noen glemte å følge opp.
Bunnlinjen
Lagerstyring av optisk utstyr er et av de områdene som ser håndterbart ut, helt til det ikke er det. Praksiser som kjører innfatninger, brilleglass og kontaktlinser på tvers av regneark og spredte systemer, har en tendens til å oppdage det på den harde måten: gjennom en kostbar nyinnspilling som ikke ble sporet, en kontaktlinsepasient som stille og rolig gikk videre, eller et lager fullt av innfatninger som ingen ville ha.
Spesialutviklet programvare for optisk lagerbeholdning løser ikke bare et telleproblem. Den kobler lagerbeholdning til kliniske arbeidsflyter, dispensering til leverandørbestilling og kontaktlinseforsyning til tilbakekalling av pasienter, slik at praksisen kan se hva som skjer i sanntid og handle ut fra det, i stedet for å rekonstruere hva som skjedde på slutten av måneden.
Acuitas 3 håndterer varelager som en del av en fullstendig integrert optisk praksisplattform, innfatninger, linser og kontaktlinser sammen med kliniske journaler, utlevering, tilbakekalling og rapportering i ett system. Kontakt å se det i aksjon.
