Overgang til ny optisk programvare kan føles forstyrrende, men med riktig tilnærming styrker det praksisen din i stedet for å bremse den. En godt planlagt programvareovergang forbedrer prosessene, pasientbehandlingen og den daglige praksisadministrasjonen.
Denne veiledningen veileder praksiseiere og øyepleiepersonell gjennom hva en programvare for optisk laboratorium overgangen faktisk innebærer, slik at du vet hva du kan forvente i hvert trinn.
Før du begynner, ta deg tid til å undersøke alternativene dine. Å lære av andre praksiser som allerede har gått gjennom en lignende overgang vil hjelpe deg med å velge den veien som passer best for din praksis.
Tidslinje for programvareovergangsprosessen
Tidslinjen for overgangen avhenger i stor grad av de spesifikke funksjonene og modulene du velger for din ny optisk programvareSelv om datamigreringsprosessen også vil ha en innvirkning, kan varigheten variere betydelig – fra så kort som én dag til så lenge som 12 uker. Praksiser som tar i bruk nye funksjoner som kunstig intelligens og optometri fra starten av har en tendens til å oppleve at overgangen lønner seg raskere.
Så, hva skjer i løpet av denne tidslinjen?
Møte teamet ditt
Et overleveringsmøte involverer kundeansvarlig, en implementeringsansvarlig og, viktigst av alt, deg. Dette møtet vil være første gang du møter implementeringsansvarlig. Han eller hun vil veilede deg gjennom leveringsprosessen. Du kan også møte opplæringsansvarlig i løpet av denne tiden og få veiledning om hvordan du skal konfigurere den nye programvare for briller for umiddelbar adopsjon.
Testing av systemet
Før du bytter helt over, vil dataene dine først bli migrert til et testsystem. Du vil kunne få tilgang til dette testmiljøet med opplæringslederen din, som vil veilede deg gjennom det for å validere dataene dine og sikre at du er komfortabel med hvordan alt er satt opp.
Det er viktig å teste dataene dine grundig i denne fasen for å unngå eventuelle problemer som kan oppstå på grunn av et problem med datamigrering.
Treningsdag og lanseringsdag
Etter at du har bekreftet at du er komfortabel med dataene dine i testmiljøet, vil det bli planlagt en «opplæringsdag» og en «lanseringsdag» for øyepleierne i din optikerpraksis.
Få de ansatte oppdatert
Det er avgjørende for suksess å sørge for at de ansatte er komfortable med dette nye systemet. Det er viktig å finne en leverandør av programvare for optisk administrasjon som proaktivt planlegger og jobber med nyansene i praksisen din. Du bør få en detaljert plan for hvordan oppsett og opplæring skal utføres med praksisens ansatte. Dette blir enda viktigere hvis du driver flere lokasjoner, som en praksis på flere lokasjoner er viktig for å sikre driftsmessig harmoni på tvers av alle lokasjoner.
Kommunikasjon
En enkel, men viktig del av overgangsprosessen. Naturligvis kan de ansatte i starten være motstandsdyktige mot denne nye endringen. Det er viktig å håndtere dette effektivt ovenfra og ned i ledelsen ved å kommunisere tydelig hva endringen er, når den skjer og hvordan den skjer. Å motta prosjektoppdateringer om innkjøps- og beslutningsprosessen kan gjøre at de ansatte føler seg inkludert i denne perioden og mer mottakelige for endringen.
Kurs
Husk at de ansatte vil oppleve en læringskurve når de bytter til den nye optikerprogramvaren. Disse endringene kan være vanskelige fordi de kanskje ikke er like kjent med teknologi, spesielt når systemkompleksiteten øker. Øyepleiepersonell kan til og med prøve å redusere opplæringen sin, da de tror de vil være i gang relativt raskt. I realiteten kan de oppleve flere problemer enn de vanligvis ville støtt på hvis de hadde brukt mer tid på å lære den nye praksisstyringen for øyepleie. Når teamet ditt er i gang, vil vårt veiledning for programvare for opplåsing av praksis er verdt å se på nytt. Den dekker brukstilfeller som mange praksiser ikke innser at de trenger før etter at de er lansert.
E-læringsmateriell kan være nyttig, ettersom det lar de ansatte lære dette nye systemet i sin egen tid. De ansatte kan allerede være kjent med den nye optometriske programvaren før implementeringsteamet ditt kommer til optikerpraksisens opplæringsdag.
Kundestøtte
Det er viktig å be om hjelp, for du trenger det! En periode med «hyperomsorg» kan oppstå etter «Go-Live»-dagen. I løpet av denne tiden holder implementeringslederen og opplæringslederne kontakt med teamet ditt i flere uker, helt til de er helt vant til den nye programvaren for optiske datamaskiner.
Final Thoughts
Implementering av et nytt optisk styringssystem i praksisen din krever nøye planlegging, research og en organisert prosess for å sikre suksess. Det er normalt å møte utfordringer i denne overgangsperioden, men ved å følge retningslinjene i denne bloggen kan denne prosessen vise seg å være mye smidigere og mer effektiv. Husk at det endelige målet er å forbedre praksisens produktivitet og effektivitet, og å omfavne denne endringen med selvtillit kan føre til en sømløs og vellykket overgang. Gjør du det riktig, legger denne overgangen også grunnlaget for at OmniChannel skal lykkes. møte pasienters og bedriftens behov på tvers av alle kanaler.
