Als het gaat om het dagelijks beheren van efficiëntie in de praktijk, is uw praktijkmanagementsoftware vaak een onderbenutte troef. In deze blog bespreek ik use cases waarin uw software beter ingezet kan worden om de oogzorg voor uw patiënten en personeel te stroomlijnen. Deze use cases zijn ook waardevolle overwegingen bij het overwegen van PMS-opties. Ik ga Acuitas 2 en de nieuwste praktijkmanagementsoftware van Ocuco gebruiken. Acuitas 3 als voorbeelden; de lessen kunnen echter worden toegepast op meerdere PMS-oplossingen. Acuitas, het PMS-systeem van Ocuco, wordt al meer dan 300 jaar vertrouwd door meer dan 20 klanten wereldwijd. Mijn eigen reis met Acuitas 2 begon in 2002 toen ik als opticien bij Rayner Opticians werkte. In de loop der tijd ben ik de robuuste en betrouwbare functies ervan gaan waarderen. Ik merk echter dat veel gebruikers, waaronder ikzelf, vaak enkele van de meer genuanceerde mogelijkheden van een PMS over het hoofd zien die de werkdag van een praktijk aanzienlijk verbeteren.
Verbetering van de workflow-efficiëntie in optische software
Het is belangrijk dat uw PMS de workflows en processen binnen uw praktijk verbetert.
Zo moeten oogzorgprofessionals bijvoorbeeld efficiënt naar de juiste producten kunnen zoeken bij het verstrekken van een lenzen. Wanneer u met een grote voorraad lenzen werkt, kan het vinden van de juiste lenzen een uitdaging zijn. Maar met functies zoals gepersonaliseerde tags kunt u de zoekopdracht in enkele seconden verfijnen en veel sneller vinden wat u nodig hebt.
De mogelijkheid om uw bestellingen te kopiëren en te wijzigen is een andere functie die een enorm verschil kan maken in uw dagelijkse werkzaamheden. Patiënten vragen vaak meerdere brillen aan, en het telkens opnieuw samenstellen van elke bril kan tijdrovend zijn en zelfs tot fouten leiden. Met een eenvoudige kopieerfunctie kunt u dit volledig vermijden. U kunt een bestelling dupliceren en indien nodig bewerken, waardoor fouten worden voorkomen.
Het is ook handig om deze duplicaten een andere naam te kunnen geven. Zo blijven ze georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk.
Het is belangrijk om een systeem te hebben dat alles bijhoudt, zelfs wanneer u uw werk midden in een verstrekking moet onderbreken om een afspraak te maken of het dossier van een andere patiënt te raadplegen. Uw software moet ook fouten detecteren en gebruikers eraan herinneren om noodzakelijke informatie, zoals verplichte velden, in te voeren bij het afronden van een verstrekking.
Efficiëntie verhogen met de nieuwste ontwikkelingen in optische software
Als oogzorgprofessional is het belangrijk dat uw optische software mee-evolueert met de veranderende eisen van uw bedrijf, evenals met eisen zoals de AVG. Zo is het waarborgen van de veiligheid van de gegevens van uw patiënten door middel van veilige en conforme registratie essentieel voor het opbouwen van vertrouwen bij patiënten. Certificeringen zoals SOC 2 Type 2 en ISO 27001:2017 zijn essentieel, naast AVG-conformiteit.
De mogelijkheid om GOS-formulieren elektronisch in te dienen via uw PMS vermindert ook aanzienlijk de tijd die u dagelijks besteedt aan het verwerken van declaraties in de praktijk. De uitgebreide eGOS-mogelijkheden van Acuitas 3 in Engeland en Schotland zijn een belangrijke drijfveer voor efficiëntie voor huidige gebruikers.
Omdat patiënten meer flexibiliteit zoeken bij het maken van afspraken, is het essentieel om online te kunnen boeken met een gebruiksvriendelijke tool. Vanuit het perspectief van de praktijk is het belangrijk om te overwegen hoeveel flexibiliteit uw online boekingstool biedt en hoe u deze optimaal kunt benutten, om uw administratie te verminderen in plaats van te vergroten. Door verschillende afspraaktypen te configureren, worden patiënten gestimuleerd om voor relevante tijdsloten te boeken, wat zorgt voor een optimale workflow gedurende de dag.
Neem de agenda-instellingen van Acuitas 3 als voorbeeld. Hiermee kunt u de afspraaktypen voor patiënten aanmaken en bewerken die op de website van uw praktijk worden weergegeven. Gebruikers kunnen bepalen welke afspraaktypen actief zijn op hun website, de bijbehorende beschrijvingen en hoe de afspraaktypen worden weergegeven.
Het systeem kan ook bepalen welke medewerkers online of in de winkel afspraken kunnen boeken. Zo kunnen praktijken waarnemende optometristen in hun systemen opnemen, zonder dat ze als medewerker op hun officiële website worden weergegeven. Deze functie is configureerbaar, aangezien er slechts een eenvoudige widget aan uw website hoeft te worden toegevoegd.
Optische software afstemmen op de behoeften van uw praktijk
Het is de moeite waard om te overwegen hoeveel configureerbaarheid een PMS biedt en hoe u dit vanuit een praktijkperspectief het beste kunt benutten. Zo kan elk teamlid bijvoorbeeld willen dat de pictogrammen die ze het vaakst gebruiken op de homepage bovenaan worden weergegeven en gegroepeerd als een 'Favorieten'-groep. Elke gebruiker zou ook de mogelijkheid moeten hebben om patiënt- of winkelgerelateerde taken aan te maken, waarbij de voortgang en details hiervan in één centrale module kunnen worden bekeken. Dit had ik zeer gewaardeerd toen ik nog in de praktijk werkte!
Bovendien is het nu mogelijk om snelkoppelingen naar leverancierswebsites te maken met behulp van interne intranetten, direct vanaf het startscherm in Acuitas. Dus of het nu Zeiss, Essilor of Hoya is, u kunt uw processen met één simpele klik stroomlijnen.
Conclusie
Samengevat, software voor het beheer van optische praktijken biedt een scala aan functies die zijn ontworpen om de processen en taken van uw praktijk te verbeteren. Met een beetje aandacht voor details kunt u het gebruik van uw PMS optimaliseren en zo de dagelijkse efficiëntie van uw praktijk verbeteren. Naarmate de technologische vooruitgang zich verder ontwikkelt, zal ook het aanbod van optische software zich verder ontwikkelen.
