De meeste onafhankelijke optometriepraktijken beschikken over een aanzienlijke hoeveelheid waardevolle bedrijfsinformatie, maar maken daar geen gebruik van. Elke geboekte afspraak, elk uitgevoerd onderzoek, elk verkocht montuur en elke onbeantwoorde herinnering is extra data. De vraag is of uw elektronisch patiëntendossier (EPD) deze data op een manier presenteert die u helpt om er actie op te ondernemen.
Deze handleiding behandelt de belangrijkste KPI's voor praktijkgroei, waar u ze kunt vinden in uw klinische en managementgegevens, en wat u moet doen wanneer de cijfers aangeven dat er iets moet veranderen.
Waarom de meeste praktijken hun EPD-gegevens onvoldoende benutten
Het runnen van een klinische praktijk laat weinig tijd over voor bedrijfsanalyse. Voor veel zelfstandige optometristen resulteert dit in een rapport dat grotendeels ongelezen blijft: de maandelijkse omzet wordt gecontroleerd, maar zelden verder onderzocht dan de oppervlakte.
Praktijken die de prestatiecijfers niet regelmatig bijhouden, missen vaak problemen die zich al langer aan het ontwikkelen zijn. Een acquisitiepercentage kan ongemerkt dalen, een terugroeplijst kan verouderd raken of gaten in de planning kunnen wekenlang ongevuld blijven, terwijl ze veel eerder opgelost hadden kunnen worden.
Een modern cloudgebaseerd elektronisch patiëntendossier voor optometrie Genereert deze gegevens automatisch. De waarde zit hem in het weten naar welke getallen je moet kijken, hoe vaak, en welke actie elk getal moet activeren.
De KPI's die daadwerkelijk omzet genereren
Begin met de meetgegevens die de duidelijkste impact hebben op de omzet, te beginnen met de meetwaarde die per patiëntbezoek wordt gegenereerd.
1. Omzet per patiënt
Dit is de meest bruikbare overkoepelende indicator om te begrijpen of uw praktijk de volledige waarde van elke patiënt benut. patiëntreis.
Bereken dit door de totale omzet te delen door het totale aantal patiëntbezoeken over een bepaalde periode. Volgens branchebenchmarks bedragen de nationale gemiddelde kosten per consult ongeveer $285.De best presterende praktijken behalen een omzet van $350 of meer, voornamelijk dankzij een hogere optische opnamesnelheid en optimalisatie van de medische facturering.
Als uw omzet per patiënt onder de benchmark ligt, ligt het probleem meestal niet bij het aantal patiënten dat u behandelt. Het is vaker een combinatie van een lage conversieratio, een zwakke productmix en onvolledige facturering, en uw EHR-gegevens kunnen u helpen om al deze drie problemen op te sporen en op te lossen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Analyseer uw omzet per patiënt over periodes van 30, 90 en 365 dagen. Splits deze gegevens uit per type onderzoek (zoals routineonderzoek, medisch onderzoek of contactlensonderzoek) om precies te achterhalen waar de prestatiekloof zich bevindt.
2. Optische opnamesnelheid
Uw conversieratio meet het percentage patiënten dat een nieuw recept krijgt en vervolgens besluit om hun bril direct bij uw praktijk aan te schaffen. Dit is een van de meest nuttige meetwaarden in de optometrie, omdat het duidelijk aangeeft hoe effectief uw team de overdracht van de spreekkamer naar de optiekzaak beheert.
De benchmark in de sector ligt rond de 60-70% voor het aantal succesvolle acquisities.Goed georganiseerde optiekafdelingen behalen een conversieratio van 75% of hoger. Elk procentpunt telt: voor een praktijk die 2,000 patiënten per jaar behandelt, kan een verbetering van vijf procentpunten in de conversieratio een aanzienlijke verschuiving in de jaarlijkse omzet betekenen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Uitgeschreven recepten versus voltooide optische verkopen, gesegmenteerd naar voorschrijvende optometrist, type onderzoek en tijdsperiode. Waar het verschil tussen uitgeschreven recepten en gedane aankopen het grootst is, moet er een gesprek plaatsvinden over de oorzaak hiervan.
3. Effectiviteit van het terughalen van informatie
Het terugroepen van patiënten is de motor die een optometrie-praktijk draaiende houdt. Patiënten die op tijd terugkomen, zorgen voor een stabiele omzet, blijven op koers voor hun ooggezondheid en zijn veel goedkoper om te behouden dan het aantrekken van nieuwe patiënten.
De meeste EHR-systemen stellen u in staat om herinneringsintervallen in te stellen voor verschillende soorten onderzoeken, zoals routineonderzoeken, medische controles of contactlensonderzoeken. Tegelijkertijd kunt u bijhouden wie een afspraak heeft gemist, wie is gecontacteerd en wie een afspraak heeft gemaakt. Uw conversieratio voor herinneringsintervallen is simpelweg het percentage van de patiënten die een afspraak hebben en daadwerkelijk een afspraak maken.
Wanneer de conversie laag is, ligt het probleem meestal bij uw interne processen in plaats van bij een gebrek aan patiëntloyaliteit. Als u de timing, volgorde en methode van uw herinneringen onder de loep neemt, zult u vaak eenvoudige manieren vinden om te verbeteren, zoals het toevoegen van een extra contactmoment, het aanpassen van uw berichtgeving of het verkorten van de tijd tussen de eerste herinnering en de volgende follow-up.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Zoek naar een rapport met terugroepacties dat een lijst toont van patiënten die een afspraak hebben gemist, onderverdeeld per type onderzoek. Houd ook het conversiepercentage van uw terugroepacties bij voor elke contactmethode, zoals sms, e-mail of brief, en meet de gemiddelde tijd die een patiënt nodig heeft om een afspraak te maken nadat u een herinnering hebt gestuurd.
4. Percentage niet-opgedaagden en annuleringen
Elke lege afspraak betekent verloren inkomsten die u niet meer terugkrijgt. Als uw no-showpercentage van de optometriepraktijk Als dit percentage hoger is dan 8-10%, is het tijd om uw boekings- en herinneringssystemen te herzien.
Een nuttigere aanpak is om te bepalen op welke specifieke tijdstippen de kans op gemiste afspraken het grootst is. Omdat veel praktijken vaker te maken hebben met gemiste afspraken op maandagochtend of aan het einde van de dag, helpt het herkennen van deze patronen u te bepalen wanneer u extra afspraken moet inplannen, hoe u uw agenda beter kunt organiseren of wanneer u extra herinneringen moet sturen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Bekijk uw annulerings- en no-showpercentages op basis van het type afspraak, het tijdstip en de dag van de week. Controleer vooral of er een automatische herinnering is verzonden voor de gemiste afspraken, want dat detail verklaart vaak precies waarom de patiënt niet is komen opdagen.
5. Meerdere paren en upgradepercentage voor lenzen
De extra inkomsten uit lensupgrades, zoals antireflectiecoatings, meekleurende lenzen, blauwlichtfilters en de verkoop van meerdere brillen, vormen een van de hoogste winstmarges binnen uw optiekafdeling. Het percentage AR-lenzen dat in de VS wordt gebruikt, ligt rond de 40%.In sommige delen van Europa en Azië ligt het percentage rond de 90%, wat aantoont dat de meeste praktijken nog veel groeipotentieel hebben.
Een belangrijk onderdeel van het stimuleren van lensupgrades en de verkoop van meerdere brillen is inzicht in waar het misgaat in het patiëntentraject. Soms ontstaat de miscommunicatie tijdens de overdracht in de kliniek, waarbij de optometrist mogelijk niet voldoende verschillende opties aanbeveelt voordat de patiënt bij het verkoopteam terechtkomt. Idealiter zou de patiënt de testruimte moeten verlaten met een goed begrip van de voordelen van verschillende lensopties, coatings, werkbrillen, zonnebrillen op sterkte of extra brillen voor verschillende levensstijlen en taken. Zelfs als er geen verandering in de sterkte is, zijn er nog steeds mogelijkheden voor de optometrist om de patiënt door te verwijzen naar het verkoopteam, bijvoorbeeld omdat de coatings van de brillen slijten, het montuur er versleten uitziet of omdat een reservebril of werkbrillen een goede aanvulling zouden kunnen zijn.
Aan de verkoopkant moet het team die aanbevelingen consequent herhalen en vol vertrouwen het idee van meerdere brillen voor verschillende aspecten van het dagelijks leven introduceren. In werkelijkheid zouden veel patiënten baat hebben bij meerdere brillen, mits het budget het toelaat, waaronder een bril voor dagelijks gebruik, een reservebril, een leesbril, een bril voor op het werk, een zonnebril op sterkte of zonder sterkte, en zelfs een sportbril. Het is ook belangrijk om kleinere accessoires, zoals opzetstukjes, schoonmaaksets, brillenkoordjes en verzorgingsproducten, niet over het hoofd te zien, aangezien deze allemaal bijdragen aan een hogere gemiddelde verkoopwaarde. Wanneer het klinische team en het verkoopteam consistent samenwerken, ontstaan er veel meer mogelijkheden om zowel de verkoop van meerdere brillen als de upgrade naar premium lenzen te verhogen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Controleer het percentage lensupgrades ten opzichte van uw totale lensverkoop, bekijk de verhouding tussen het aantal brillen en het aantal verkochte brillen en splits deze gegevens uit per voorschrijvende optometrist en per individuele medewerker van uw verkoopafdeling.
6. Groeipercentage van nieuwe patiënten
Nieuwe patiënten zijn essentieel voor de gezondheid van uw praktijk op de lange termijn, maar ze zijn ook het duurst om aan te trekken. Door het aantal nieuwe patiënten als percentage van uw totale aantal consulten bij te houden en te kijken of dat aantal stabiel blijft, groeit of daalt, krijgt u vroegtijdig inzicht in de richting die uw praktijk opgaat.
Als het aantal nieuwe patiënten daalt terwijl het totale aantal consulten gelijk blijft, betekent dit meestal dat uw patiëntenbehoud goed is, maar dat u de patiënten die vertrekken niet vervangt. Als u veel nieuwe patiënten ziet, maar uw omzet per patiënt laag is, richt u dan op het verbeteren van de conversie en het aantrekken van nieuwe patiënten in plaats van alleen maar te proberen nog meer mensen binnen te halen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Bekijk de verhouding tussen nieuwe en terugkerende patiënten per maand, achterhaal waar uw verwijzingen vandaan komen en vergelijk de omzet gegenereerd door nieuwe patiënten met de omzet van uw bestaande patiëntenbestand.
7. Herstructurering van debiteuren en vorderingen
In praktijken die met meerdere verzekeraars werken, verhullen achterstallige debiteuren vaak een aanzienlijk probleem met de inkomsten. Declaraties die langer dan 30 dagen onbetaald blijven, zijn in feite geld dat u wel verdiend hebt, maar nog niet geïncasseerd. De kans om dit geld terug te vorderen neemt af naarmate de betalingen langer uitblijven.
U dient uw debiteurenrapport te controleren door het te segmenteren op basis van de specifieke betaler en de ouderdom van de vordering (bijvoorbeeld 0-30, 31-60, 61-90 en 90+ dagen). Als u een groot aantal vorderingen in de categorie 60+ dagen aantreft, duidt dit meestal op een probleem met een specifieke verzekeraar of een terugkerende codeerfout die u met een meer systematische aanpak kunt verhelpen.
Waarop te letten in uw elektronisch patiëntendossier (EPD): Zoek naar uw openstaande vorderingen, uitgesplitst per betaler, het gemiddelde aantal dagen dat het duurt voordat verschillende soorten declaraties worden betaald, en uw afwijzingspercentage voor elke betaler en declaratiecode. Een goed ingesteld praktijkmanagementsysteem zou deze cijfers gemakkelijk vindbaar moeten maken door ze automatisch voor u weer te geven.
Gegevens omzetten in beslissingen
Het kennen van je KPI's is alleen nuttig als het je werkwijze verandert. Enkele principes die daarbij kunnen helpen:
Regelmatig evalueren: Sommige meetwaarden (zoals de bezettingsgraad van de afspraken en de dagelijkse omzet) vereisen dagelijkse of wekelijkse aandacht. Andere, zoals het conversiepercentage van terugroepacties of het percentage lensupgrades, kunnen beter maandelijks worden bekeken. Jaarlijkse evaluaties van de veroudering van AR-lenzen of de groei van het aantal nieuwe patiënten geven weliswaar een trend aan, maar bieden onvoldoende waarschuwing om tijdig actie te ondernemen.
Deel relevante gegevens met het hele team: Het succespercentage van afspraken hangt af van de optometrist, maar ook van het team dat de brillen verkoopt. Het percentage gemiste afspraken is een indicator voor de planning, maar heeft ook betrekking op de receptie. Wanneer medewerkers zien hoe hun rol verband houdt met een specifiek cijfer, verandert hun gedrag vanzelf, zonder dat daar instructies van bovenaf voor nodig zijn.
Stel eerst referentiepunten vast voordat je doelen stelt: Bepaal eerst uw huidige uitgangspositie voordat u uw gewenste resultaat behaalt. Een praktijk die nooit de lensvervangingsratio heeft bijgehouden, kan realistisch gezien geen 60% in het eerste kwartaal als doel stellen. Stel vast waar u zich bevindt en bepaal vervolgens een realistisch verbeteringsdoel voor de komende 90 dagen.
Wat uw EPD eenvoudig moet maken
Niet alle platforms tonen deze gegevens op dezelfde manier. Een speciaal voor optometrie ontwikkeld elektronisch patiëntendossier (EPD) zou u toegang moeten geven tot deze statistieken zonder dat handmatige export of aangepaste spreadsheets nodig zijn.
Zoeken:
Voorgeprogrammeerde rapporten voor conversieratio, terugroepstatus, omzet per patiënt en de ouderdom van openstaande vorderingen.
Filteren op tijdsperiode, type onderzoek, optometrist en locatie
Factureringsdashboards die de claimstatus en de prestaties van de betaler in realtime weergeven.
Herinneringsbeheertools die de contactgeschiedenis en conversie bijhouden, niet alleen de vervaldatums.
Als uw huidige systeem veel handmatig werk vereist om de bovenstaande gegevens te verzamelen, is dat een aanzienlijk probleem dat terugkerende kosten met zich meebrengt in de vorm van tijd, fouten en vertraagde besluitvorming.
Acuitas 3 is ontwikkeld om onafhankelijke optometrie- en optiekpraktijken inzicht te geven in hun prestatiegegevens als standaardonderdeel van het platform, niet als een add-on of exportfunctie. Ontdek hoe Acuitas 3 de groei van uw praktijk ondersteunt. Demo boeken.
