Voorraadbeheer is een van de gebieden waar opticiens passief geld verliezen, voornamelijk door de opeenhoping van kleine tekorten: monturen die veel te lang in de vitrine blijven staan, contactlenzen die reactief in plaats van op basis van een patroon worden besteld, lenzen die aan het einde van de maand opnieuw worden besteld omdat niemand heeft bijgehouden wat er in de loop van de maand is verkocht, noem maar op.
Het grootste deel hiervan is te wijten aan systeemfouten. Wanneer voorraadgegevens alleen in spreadsheets, een leveranciersportaal of in iemands hoofd worden opgeslagen, kan de praktijk de eigen voorraad niet duidelijk genoeg inzien om deze goed te beheren. Software voor optisch voorraadbeheer is er om dit probleem op te lossen.
Hier gaan we dieper in op wat optische voorraadbeheersoftware precies moet doen om dat probleem op te lossen, en waarom de drie voorraadcategorieën in een typische optiekpraktijk elk specifieke eisen stellen waarvoor generieke voorraadbeheersystemen voor de detailhandel niet zijn ontworpen.
Waarom optische voorraadbeheer complexer is dan het lijkt
Hardlopen of het starten van een optometrische praktijk Het brengt uitdagingen met zich mee waar je misschien nog niet aan had gedacht. Zo is er bijvoorbeeld niet één specifiek moment waarop er zichtbaar iets misgaat met de voorraad; het is vaak een gestage opeenstapeling van kleine verliezen die moeilijk te traceren en makkelijk te verklaren zijn.
Een brillencollectie die al zes maanden niet is vernieuwd. Een contactlenspatiënt die niet meer terugkomt en niemand heeft het gemerkt. Een lens die opnieuw gemaakt moest worden omdat receptgegevens handmatig werden overgeschreven tussen twee systemen die met elkaar verbonden hadden moeten zijn. Een bestelling geplaatst voor voorraad die al onderweg was, omdat de openstaande bestelling niet zichtbaar was.
Geen van deze gevallen is op zichzelf een dramatische mislukking. Maar over een jaar gezien, in alle drie de voorraadcategorieën, tellen ze op tot afgeschreven voorraad, gemiste terugkerende omzet, herproducties die de marge aantasten en aankoopbeslissingen die zijn genomen zonder de juiste gegevens.
De rode draad is zichtbaarheid. Praktijken die hun voorraad niet duidelijk genoeg en in realtime kunnen inzien, gekoppeld aan klinische en afleveringsprocessen, kunnen deze niet goed beheren.
Kaders: Het zichtbaarheidsprobleem
Voor de meeste praktijken vormen monturen de grootste fysieke investering in voorraad. Ze zijn ook het moeilijkst in realtime te volgen, vooral in systemen die niet ontworpen zijn voor de optische detailhandel.
Een van de grootste uitdagingen is dat een montuur dat tentoongesteld staat, niet hetzelfde is als een montuur dat op voorraad is. Een montuur dat door een patiënt wordt gepast, heeft een andere status dan een montuur dat net van een leverancier is binnengekomen.
Een lijst uit een collectie die niet meer geproduceerd wordt, moet worden verwijderd en niet opnieuw besteld. Zonder software die elke afzonderlijke eenheid bijhoudt (bij voorkeur met behulp van barcodes) is dit detailniveau vrijwel onmogelijk te beheren.
In een goed beheerd systeem wordt elk montuur geregistreerd met essentiële informatie: locatie, status, kostprijs, verkoopprijs en hoe lang het al in de praktijk aanwezig is. Dit geeft een veel duidelijker beeld van wat er daadwerkelijk met de voorraad gebeurt.
Langzaam lopende artikelen zijn gemakkelijker te herkennen dankzij dashboards die voorraadbewegingen en inventariscijfers weergeven, zonder dat u daarvoor alleen handmatige controles hoeft uit te voeren. optiekwinkelDeze rapporten geven de praktijk een duidelijker beeld van wat er verkocht wordt, wat er op voorraad is en waar mogelijk aandacht nodig is.
Voorraadbeheer moet als een aparte workflow worden beschouwd. Wanneer voorraadbeheer is ingesteld, kan het systeem een nieuwe bestelling plaatsen nadat een product is verkocht of geleverd. Dit helpt praktijken te voorkomen dat populaire artikelen opraken. De beschikbaarheidsstatus is ook belangrijk, aangezien producten die zijn uitgefaseerd of niet meer leverbaar zijn, nog steeds uit de bestaande voorraad verkocht kunnen worden, maar niet opnieuw besteld mogen worden.
Lenzen: De uitdaging van maatwerk
Lenzen verschillen aanzienlijk van monturen als het gaat om voorraadbeheer. De meeste lenzen worden niet als kant-en-klare producten in de praktijk bewaard. In plaats daarvan worden ze na een oogonderzoek besteld, door een laboratorium op sterkte gemaakt volgens het recept van de patiënt en vervolgens specifiek voor die patiënt geleverd.
De belangrijkste problemen komen meestal neer op twee dingen: bestellingen die zoekraken omdat ze handmatig werden bijgehouden, of herproducties waarbij niemand registreert waarom. Beide problemen maken het moeilijk om georganiseerd te blijven en processen te verbeteren.
Software helpt bij het verbinden van de gehele workflow: van het verstrekken van medicatie tot de laboratoriumaanvraag, levering en uiteindelijke aanpassing. De arts registreert het recept, de apotheker plaatst de bestelling in hetzelfde systeem en het laboratorium ontvangt een duidelijke, gestructureerde opdracht in plaats van een fax of e-mail. Dit maakt het voor de praktijk gemakkelijk om te zien welke bestellingen nog in behandeling zijn, welke al binnen zijn en welke opnieuw moeten worden gemaakt.
Het percentage herproducties is een van de belangrijkste kwaliteitsindicatoren in de optiekbranche, maar veel praktijken houden dit niet goed bij zonder speciale software. Een systeem dat elke herproductie registreert, samen met de reden (zoals een onjuist ingevoerd recept, verkeerde metingen of ontevredenheid van de patiënt), levert de praktijk nuttige gegevens op om fouten in de loop der tijd te verminderen.
Voor praktijken die wel afgewerkte lenzen op voorraad hebben, zoals enkelvoudige brillenglazen, lijkt voorraadbeheer meer op montuurbeheer. Dit betekent dat de voorraadniveaus in realtime worden bijgehouden, nabestelpunten worden ingesteld en er duidelijk inzicht is in wat er beschikbaar is voor opdrachten met een korte doorlooptijd.
Contactlenzen: de motor voor herhaalaankopen
Contactlenzen behoren tot de meest voorspelbare productcategorieën in een optiekzaak. Zodra een patiënt lenzen aangemeten en geleverd heeft gekregen, heeft de praktijk een goed beeld van wanneer die patiënt waarschijnlijk nieuwe lenzen nodig heeft.
Als de praktijk de aanpassing, de geleverde hoeveelheid en de verwachte nabesteltijd niet bijhoudt, kan ze de kans missen om op het juiste moment een vervolgbehandeling te geven. Hierdoor kunnen patiënten elders een nieuwe bestelling plaatsen, vergeten een nieuwe bestelling te plaatsen of hun voorraad onnodig lang laten meegaan, wat hun ooggezondheid kan schaden.
Ook bij contactlenzen is een zorgvuldige voorraadcontrole essentieel. Praktijken moeten inzicht hebben in wat er geleverd is, wat er nog beschikbaar is en wanneer de voorraad aangevuld moet worden.
Wanneer er workflows voor voorraadbeheer aanwezig zijn, kunnen deze herhaalbestellingen ondersteunen, maar dit moet wel worden beheerd als onderdeel van een breder voorraad- en patiëntenbeheerproces.
Dit is waar Software ontwikkeld voor optometrie. wordt belangrijk. Het bijhouden van de contactlensvoorraad gaat niet alleen over het tellen van producten. Het moet ook de voorraadgegevens koppelen aan patiëntendossiers, recepten, aanpassingen en terugroepacties (uiteindelijk het aantal no-shows verminderen), waardoor de praktijk een completer beeld krijgt dan een algemeen inventarisatie-instrument kan bieden.
Waarop te letten bij software voor optische inventarisatie
Niet alle praktijkmanagementsoftware biedt dezelfde uitgebreide mogelijkheden voor voorraadbeheer. Bij het vergelijken van opties is het belangrijk om te kijken of voorraadbeheer een volwaardige functie is of een aanvulling op een systeem dat primair is ontworpen voor patiëntendossiers of afsprakenbeheer.
Een aantal zaken die het waard zijn om specifiek te evalueren:
Realtime inzicht in de voorraad in alle drie de categorieën.
Het systeem moet de actuele voorraadniveaus, openstaande bestellingen en recente koersbewegingen weergeven zonder dat handmatige tellingen of export nodig zijn.
Integratie met doseerworkflows
De voorraad moet automatisch worden bijgewerkt wanneer een verkoop of uitgifte wordt geregistreerd, en niet als een aparte stap die kan worden overgeslagen of onjuist kan worden uitgevoerd.
Leveranciers plaatsen bestellingen vanuit het systeem.
Inkooporders die worden gegenereerd op basis van voorraadgegevens in plaats van handmatig te worden ingevoerd, verminderen fouten en dichten het verschil tussen wat het systeem denkt dat er op voorraad is en wat er daadwerkelijk op voorraad is.
Rapportage per categorie en collectie
Margeanalyses, identificatie van traaglopende leveranciers en prestatiegegevens van leveranciers moeten beschikbaar zijn zonder dat ze naar een spreadsheet hoeven te worden geëxporteerd.
Koppeling met het patiëntendossier
Vooral bij contactlenzen lost voorraadbeheer dat niet gekoppeld is aan aanpassings- en terugroeplogica slechts de helft van het probleem op.
Zichtbaarheid op meerdere locaties
Voor optometriepraktijken met meerdere vestigingen zorgt inzicht in de voorraad op alle locaties (inclusief de mogelijkheid om voorraad tussen locaties over te plaatsen) ervoor dat er geen situatie ontstaat waarbij de ene vestiging te veel voorraad heeft en de andere patiënten moet weigeren.
De kosten als je dit verkeerd aanpakt
Fouten in de voorraadadministratie van een optiekzaak leiden tot kosten die verder gaan dan de voor de hand liggende gevolgen. Een ontbrekend montuur op het moment dat een patiënt klaar is om te kopen, betekent een gemiste verkoop. Een dubbele bestelling van lenzen, omdat een bestaande bestelling niet zichtbaar was, leidt tot onnodige kosten. Een contactlenspatiënt die niet wordt herinnerd aan een nieuwe bestelling, kan overstappen naar een concurrent en daarmee terugkerende inkomsten verliezen.
Er zijn ook minder zichtbare effecten. Slechte voorraadgegevens leiden tot slechte inkoopbeslissingen. Wanneer praktijken niet duidelijk kunnen zien wat er verkocht wordt, kopen ze vaak te veel in om zeker te zijn. Dit legt geld vast in langzaam verkopende voorraad en maakt het moeilijker om te investeren in nieuwe, beter presterende collecties.
Goede software voor optische voorraadbeheer biedt het inzicht dat nodig is om betere beslissingen te nemen over welke artikelen op voorraad moeten worden gehouden, welke moeten worden afgestoten en met welke leveranciers de samenwerking moet worden voortgezet. Het automatiseert ook belangrijke processen zoals het nabestellen van contactlenzen, zodat er geen inkomsten verloren gaan doordat iemand vergeten is een bestelling op te volgen.
The Bottom Line
Voorraadbeheer in de optische sector lijkt vaak beheersbaar, totdat het dat niet meer is. Praktijken die monturen, glazen en contactlenzen beheren via spreadsheets en verspreide systemen, komen daar vaak op de harde manier achter: door een kostbare nabewerking die niet is geregistreerd, een contactlenspatiënt die stilletjes is overgestapt naar een andere aanbieder, of een magazijn vol monturen die niemand wil hebben.
Speciaal ontwikkelde software voor optische voorraadbeheer lost niet alleen een telprobleem op. Het verbindt voorraad met klinische workflows, uitgifte met bestellingen bij leveranciers en contactlensvoorraad met herinneringen van patiënten. Zo kan de praktijk in realtime zien wat er gebeurt en daarop inspelen, in plaats van aan het einde van de maand te moeten reconstrueren wat er is gebeurd.
Acuitas 3 beheert de voorraad als onderdeel van een volledig geïntegreerd platform voor optiekpraktijken, inclusief monturen, lenzen en contactlenzen, patiëntendossiers, uitgifte, terugroepacties en rapportages, allemaal in één systeem. Demo boeken om het in actie te zien.
