Onafhankelijke optiekpraktijken die praktijkmanagementsoftware (PMS) evalueren, komen vaak tot één vraag: dekt het systeem wat de praktijk daadwerkelijk nodig heeft, of omvat het alles wat de leverancier erin heeft gestopt?
Acuitas 3 en Xeyex geven daar een verschillend antwoord op. Het verschil tussen beide wordt het duidelijkst zichtbaar als je verder kijkt dan de belangrijkste kenmerken.
Prijsmodellen, de mate van integratie met apparatuur, de dekking van de NHS in het Verenigd Koninkrijk en de manier waarop elk platform omgaat met rapportage en naleving, kunnen meer onthullen dan een checklist met functies alleen. Hetzelfde geldt wanneer een praktijk een tweede locatie opent, meer klinische apparatuur aansluit of de software moet ondersteunen voor een online patiëntentraject naast alle activiteiten in de praktijk.
In de schijnwerpers: Acuitas 3 versus Xeyex
Xeyex is een cloudgebaseerd elektronisch patiëntendossier (EPD) voor optometrie, speciaal ontwikkeld voor zelfstandige opticiens. De modules worden aangeboden via een vast maandelijks abonnement, waarbij sommige diensten als optionele add-ons beschikbaar zijn in plaats van standaard inbegrepen.
Acuitas 3 is Ocuco's Cloudgebaseerd elektronisch patiëntendossier voor zelfstandige praktijken en groepspraktijken, gebouwd rond een omnichannel-architectuur die klinische workflows, medicijndistributie, e-commerce en rapportage in één omgeving verbindt.
Beide zijn cloudgebaseerd. Beide zijn speciaal ontwikkeld voor opticiens. De verschillen zitten hem in de diepgang, de breedte van de integratiemogelijkheden en wat het platform kan ondersteunen naarmate een praktijk groeit.
Deze vergelijking behandelt de gebieden die het meest relevant zijn voor een aankoopbeslissing. Een nuttig uitgangspunt voordat u een shortlist samenstelt, is inzicht te krijgen in hoe u... Kies EHR-software voor optometrie. En welke criteria het belangrijkst zijn voor onafhankelijke praktijken. Voor alles wat specifiek is voor uw situatie, blijft een demonstratie bij elke leverancier de meest betrouwbare manier om te controleren of het past.
Alle onderstaande informatie over functies en prijzen is samengesteld uit openbaar beschikbare documentatie op de websites van beide leveranciers en is naar ons beste weten correct op het moment van schrijven. De beschikbaarheid van functies kan veranderen; controleer dit altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Een andere benadering van prijsbepaling
Xeyex hanteert een vast prijsmodel: £353 per maand voor de eerste locatie en £323 per maand voor elke extra locatie. Dit dekt de door XEYEX vermelde kernfuncties, meerdere apparaten/terminals, ondersteuning, onderhoud en toekomstige upgrades. Er geldt een eenmalige installatie- en trainingskosten van £725. Kosten voor datamigratie zijn op aanvraag beschikbaar. Optionele extra's (sms-tegoed, beheerde print- en postoproepservices en EPOS-hardware) zijn als add-ons verkrijgbaar.
Acuitas 3 hanteert een andere aanpak, waarbij de prijs is gebaseerd op de grootte van de praktijk, het aantal locaties, het aantal gebruikers en de benodigde modules. Dit betekent dat de uiteindelijke kosten de daadwerkelijke configuratie van de praktijk weerspiegelen, in plaats van een vast tarief dat voor alle praktijken geldt. Praktijken kunnen een offerte aanvragen om een prijs op maat te ontvangen voor hun specifieke situatie.
Beide modellen hebben een logische basis. Xeyex is geschikt voor praktijken die de volledige kosten willen weten voordat ze een beslissing nemen. Acuitas 3 is geschikt voor praktijken die een prijs willen die aansluit op hun daadwerkelijke gebruik, met name voor praktijken met complexere systemen, meerdere locaties of plannen om in de toekomst uit te breiden.
Geen van beide benaderingen is per se beter; de juiste keuze hangt af van de structuur van de praktijk en de verwachte positie over een paar jaar.
NHS-dekking in het hele Verenigd Koninkrijk
Beide platforms zijn ontworpen om workflows binnen de NHS te ondersteunen, maar de dekking kan per land en praktijkstructuur verschillen. Daarom is het raadzaam om de regionale ondersteuning in een demo te testen in plaats van aan te nemen dat deze in het hele Verenigd Koninkrijk gelijk is.
Acuitas 3 ondersteunt GOS-formulieren en de afstemming van NHS-betalingen in een geïntegreerde workflow, waarbij voucheractiviteiten worden gekoppeld aan het patiëntendossier en de afstemming in dezelfde omgeving plaatsvindt. Voor praktijken die veel met NHS werken, is het belangrijk om te vergelijken hoe elk systeem omgaat met uitzonderingen (validatie, fouten/afwijzingen, herwerking) en hoe NHS-activiteiten worden meegenomen in rapportages en financiën.
Beide platforms zijn geloofwaardige keuzes voor grote NHS-praktijken; het verschil zit hem in de operationele structuur van de workflow.
Klinische en operationele kenmerken
De kenmerken die de dagelijkse werkprocessen bepalen, vormen het meest praktische uitgangspunt voor elke vergelijkende evaluatie.
| Kenmerk | Acuitas 3 | Xeyex |
|---|---|---|
| Klinische dossiers | Configureerbaar per bezoektype met gegevensvalidatie ¹ | Configureerbare lay-out; sneltoetsen per gebruiker ² |
| Apparatuurintegraties | Grootste gepubliceerde catalogus in de branche ¹ | Nidek 3100/5100 Phoropter, TonoRefII, LM500 gepubliceerd op hun functielijst ² |
| Doseren | Gevalideerde uitgifte met controle op fouten bij voorbestellingen ¹ | Geïntegreerd met EPOS; QR-code tracking; incasso-meldingen² |
| Contactlensbeheer | Volledig CL-beheer ¹ | Proeven, nazorg, bestellingen, herhaalbestellingen, geïntegreerde DD² |
| Terugroepactie & patiëntencommunicatie | Geautomatiseerde terugroepactie via meerdere kanalen, inclusief geïntegreerd CRM ¹ | Brief, sms, e-mail, telefoon; optioneel beheerde print- en postservice² |
| e-Commerce | Gesynchroniseerde online en offline productcatalogi, waardoor 24/7 online verkoop mogelijk is. ¹ | Niet vermeld als een kernfunctie. |
¹ Acuitas 3 kenmerken: https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Xeyex-functies: https://www.xeyex.co.uk/system_features.aspxVoor een volledige lijst met te integreren apparatuur kunt u rechtstreeks contact opnemen met de leverancier.
Opmerking: Samengesteld uit openbaar beschikbare bronnen op het moment van schrijven. De beschikbaarheid van functies kan veranderen; controleer dit altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Apparatuurintegratie: Diepte versus bevestigde compatibiliteit
Apparatuurintegratie is een van de gebieden waarop de twee platforms een verschillende aanpak hanteren.
Acuitas 3 beschikt over de grootste gepubliceerde catalogus voor apparatuurintegratie in de optische industrie, met beeldvormings-, refractie- en aanmeetapparatuur van diverse fabrikanten. Een toegewijd team voegt continu nieuwe apparaten toe zodra deze op de markt komen. Voor praktijken die met een mix van diagnostische apparatuur werken of hun apparatuur willen uitbreiden, betekent deze brede catalogus dat compatibiliteit zelden een vraag is die afzonderlijk gesteld hoeft te worden.
Xeyex bevestigt integraties met drie Nidek-apparaten: de 3100/5100 Phoropter, de TonoRefII en de LM500 Lensmeter. Voor praktijken die al Nidek-apparatuur gebruiken, is deze ondersteuning eenvoudig. Praktijken met apparaten die niet in deze lijst staan, dienen de compatibiliteit rechtstreeks met Xeyex te controleren alvorens een beslissing te nemen.
Voorraadbeheer en beheer van uitgifte en automatische incasso
Acuitas 3 bevat een gevalideerde afleveringslaag die controleert of een specifieke combinatie van montuur en lens geproduceerd kan worden voordat de bestelling wordt geplaatst.
Voor praktijken waar fouten bij het afleveren en het opnieuw maken van producten terugkerende kosten met zich meebrengen, biedt deze validatiestap een direct operationeel voordeel dat het testen in een demonstratie waard is. De juiste keuze maken software voor optisch voorraadbeheer Dit speelt ook een rol; de voorraad in Acuitas 3 wordt in realtime beheerd voor alle locaties, wat steeds belangrijker wordt naarmate de complexiteit van de praktijk toeneemt. Acuitas 3 ondersteunt ook geïntegreerde kaartbetalingen voor online en in-practice verkopen via OcuPay, waarbij de betaalterminal rechtstreeks is gekoppeld aan het PMS om aankopen eenvoudig te houden voor zowel personeel als patiënten en een soepel rapportageproces aan het einde van de dag te garanderen.
Xeyex verzorgt de uitgifte via een systeem dat direct is gekoppeld aan de kassa. Digitale uitgifteorders omvatten monturen, lenzen en metingen, QR-code tracking en sms- of e-mailmeldingen voor afhalen. De contactlensmodule omvat proeflenzen, nazorg, bestellingen, herhaalbestellingen en geïntegreerde automatische incasso via GoCardless.
Terugroepactie en patiëntcommunicatie
Acuitas 3 verzorgt geautomatiseerde herinneringsberichten via e-mail, sms en brief. Marketingtools bevinden zich in dezelfde omgeving en praktijken met meerdere locaties kunnen alle communicatieactiviteiten vanuit een centraal overzicht volgen in plaats van deze per locatie afzonderlijk te beheren. Voor praktijken die actief zijn in de VS, biedt het platform ook ondersteuning voor diverse andere activiteiten. HIPAA-conforme patiëntcommunicatie voor optometrie binnen dezelfde workflow.
Xeyex verzorgt herinneringsberichten via brieven, sms, e-mail en telefoon. Er is ook een optionele, beheerde print- en verzendservice beschikbaar voor praktijken die de voorkeur geven aan het extern laten produceren en versturen van fysieke herinneringsbrieven. Voor kleinere praktijken zonder eigen administratief personeel vermindert deze optie de werkdruk rondom postherinneringen.Rapportage en Business Intelligence
Acuitas 3 integreert Microsoft Power BI Voor rapportage bieden we praktijken dashboards die ze kunnen aanpassen per locatie, behandelaar, tijdsperiode en inkomstenstroom. Dit ondersteunt zowel zelfstandige praktijken die een duidelijk dagelijks overzicht willen hebben als optometrische praktijken met meerdere vestigingen die een geconsolideerd prestatieoverzicht over alle locaties nodig hebben, zonder dat een apart rapportageplatform nodig is. Het correct bijhouden van de prestaties KPI's voor de optometriepraktijk Het wordt ook overzichtelijker wanneer de rapportage zo is opgezet dat alle gegevens binnen het bedrijf op één plek worden weergegeven.
Xeyex biedt ingebouwde rapporten met patiëntstatistieken, terugroepacties, financiële gegevens, voorraad- en productstatistieken en managementoverzichten. Aangepaste rapporten zijn op aanvraag beschikbaar. In feite is de keuze tussen standaardrapporten en de meer configureerbare Power BI-dashboards.
Schaalbaarheid, naleving en integraties met derden
| De Omgeving | Acuitas 3 | Xeyex |
|---|---|---|
| ISO 27001-certificering | Ja ³ | Niet vermeld op openbare pagina's |
| SOC 2 Type II-certificering | Ja ⁴ | Niet vermeld op openbare pagina's |
| GDPR naleving | Ja; volledig auditspoor ¹ | EU GDPR-conforme datacenters ² |
| Boekhoudkundige integratie | Ja | Xero ² |
| Integratie van automatische incasso | Ja | Ja ² |
| API toegang | Ja ¹ | Niet vermeld als een kernfunctie. |
| Amerikaanse marktondersteuning | Ja ¹ | Nee |
| Rapportage op meerdere locaties | Gecentraliseerde Power BI-dashboards ¹ | Toegang tot agenda's en patiëntendossiers van verschillende vestigingen² |
¹ Acuitas 3: https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Xeyex: https://www.xeyex.co.uk/system_features.aspx en https://www.xeyex.co.uk/pricing.aspx
³ ISO 27001: https://www.ocuco.com/news/ocuco-receives-iso-270012017-certification-for-information-security-compliance/
⁴ SOC 2 Type II: https://www.ocuco.com/news/ocuco-awarded-soc-2-type-ii-certification-for-acuitas-3-omnichannel-edition/
Let op: Deze informatie is samengesteld uit openbaar beschikbare bronnen. Controleer de gegevens altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Certificeringen voor gegevensbeveiliging en naleving
Acuitas 3 is zowel ISO 27001:2017 als SOC 2 Type II gecertificeerd, voldoet aan de AVG en de DPA en biedt een volledig geïntegreerd auditspoor. Voor praktijken die opereren binnen formele governancekaders, of die deel uitmaken van een grotere groep met complianceverplichtingen, bieden deze certificeringen een gedocumenteerde standaard in plaats van een algemene zekerheid.
Xeyex opereert vanuit bedrijfsbrede, aan de EU GDPR-regelgeving voldoenende datacenters met volledig geautomatiseerde back-ups en failover-infrastructuur. In de openbare documentatie worden geen ISO 27001- of SOC 2-equivalenten vermeld. Organisaties met specifieke eisen op het gebied van gegevensbeheer kunnen rechtstreeks contact opnemen met Xeyex voor informatie over hun huidige nalevingsstatus.
Overstappen naar een ander platform: waar moet je rekening mee houden?
Voor praktijken die al met een systeem werken en een overstap overwegen, omvat het evaluatieproces meer dan alleen het vergelijken van functies. Gegevensmigratie, omscholing van personeel en de continuïteit van patiëntendossiers tijdens de overgang zijn allemaal praktische overwegingen die van invloed zijn op de tijdslijn en de kosten van de overstap. Het doorlopen van een Checklist voor het overstappen naar een ander elektronisch patiëntendossier Voordat je je vastlegt op een tijdlijn, helpt dat om risico's vroegtijdig aan het licht te brengen en te begrijpen wat er gaat gebeuren. Overstap naar een cloudgebaseerd elektronisch patiëntendossier voor optometrie Het is de moeite waard om dit operationeel te doen voordat een lanceringsdatum is vastgesteld.
Zowel Acuitas 3 als Xeyex ondersteunen datamigratie vanuit bestaande systemen. Ocuco verzorgt de migratie voor praktijken die overstappen van eerdere Ocuco-platformen en ondersteunt het extraheren van gegevens uit systemen van derden in samenwerking met de bestaande provider. Xeyex biedt datamigratie aan als een beschikbare service; de kosten hiervan zijn op aanvraag beschikbaar.
Welk platform past het beste bij uw praktijk?
Xeyex is een optie voor zelfstandige opticiens die een cloudgebaseerd systeem willen met gepubliceerde prijzen en landelijke dekking binnen de Britse NHS (National Health Service). Het geïntegreerde GoCardless-systeem voor automatische incasso en de beheerde print- en postservice voor herinneringsformulieren zijn praktische extra's voor praktijken die contactlensabonnementen aanbieden of werken met beperkte administratieve middelen. Als de praktijk werkt met Nidek-apparatuur en op korte termijn geen behoefte heeft aan e-commerce, telegeneeskunde of telefonie-integratie, voldoet Xeyex aan de beschreven kernvereisten.
Acuitas 3 is geschikt voor praktijken die behoefte hebben aan diepgaande klinische kennis en een zo breed mogelijk assortiment aan apparatuurintegratie, gevalideerde medicatieverstrekking willen om de kosten voor herproductie te verlagen, of werken aan een omnichannel-aanpak die de patiëntervaring in de praktijk en online met elkaar verbindt. De Power BI-rapportagearchitectuur is schaalbaar op een manier die eenvoudigere ingebouwde rapportagesystemen niet kunnen evenaren, en de ISO 27001- en SOC 2 Type II-certificeringen bieden onafhankelijk gecontroleerde zekerheid voor praktijken met formele compliance- en governance-vereisten. Voor elke praktijk die verder kijkt dan één locatie, biedt de infrastructuur waarop Acuitas 3 is gebouwd voldoende ondersteuning naarmate de complexiteit toeneemt.
Een demo is de meest directe manier om te zien hoe dat eruitziet met jouw specifieke workflows. Boek een demonstratie bij Acuitas 3.
