Het overstappen naar andere praktijkmanagementsoftware is een belangrijke beslissing, en het selecteren van de juiste opties duurt vaak langer dan verwacht. Acuitas 3 en Optisoft zijn twee platforms die regelmatig genoemd worden door onafhankelijke opticiens in het Verenigd Koninkrijk: beide bedrijven zijn al tientallen jaren actief op de markt, beide zijn specifiek ontworpen voor optiekpraktijken en beide dekken de kern van wat een dagelijkse praktijk nodig heeft.
De beslissing wordt nooit gebaseerd op één enkele functie. Het komt erop neer hoe goed elk platform klinische workflows ondersteunt, hoe de prijsstructuur er in de loop der tijd uitziet, hoe goed het systeem schaalbaar is als de praktijk groeit, en wat er gebeurt als er iets misgaat en ondersteuning nodig is. Dat zijn de aspecten waarop deze vergelijking zich richt.
Alle onderstaande informatie over functies en prijzen is samengesteld uit openbaar beschikbare documentatie op de websites van beide leveranciers en is naar ons beste weten correct op het moment van schrijven. De beschikbaarheid van functies kan veranderen; controleer dit altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Achtergrondinformatie over elk platform
Optisoft ontwikkelt al sinds 1989 software voor praktijkmanagement in de optiekbranche in het Verenigd Koninkrijk. Het huidige systeem, Optisoft.NET, is de vierde generatie van het platform en werd gelanceerd in 2019. Het is specifiek ontworpen voor zelfstandige opticiens en gebouwd volgens een modulair model: een basisabonnement dekt de essentiële functies, en praktijken kunnen extra functionaliteit toevoegen tegen een vaste prijs per module per maand. Het bedrijf is gevestigd in York en biedt telefonische en online ondersteuning vanuit het Verenigd Koninkrijk.
Acuitas 3 is het vlaggenschipplatform van Ocuco, een softwarebedrijf voor de optische sector, opgericht in Dublin in 1993. Ocuco is nu wereldwijd de grootste leverancier van software voor de optische detailhandel, met producten die worden gebruikt op meer dan 6,750 locaties in tientallen landen. Acuitas 3 is ontwikkeld voor zowel onafhankelijke optische praktijken en optische ketens Het platform is beschikbaar in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Nederland, België, Italië, Canada en de VS. Het is ontworpen om patiëntendossiers, uitgifte van brillen, e-commerce en patiëntenbeheer te verenigen in één geïntegreerd systeem, met de nadruk op gebruiksgemak voor de dagelijkse werkprocessen in de praktijk. Ondanks de vele functies is het platform een praktische keuze voor zowel zelfstandige opticiens, bedrijven met groeiplannen als optiekketens.
Een overzicht van hoe de platforms zich tot elkaar verhouden
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de functies die van invloed zijn op de dagelijkse werkzaamheden. Beide platforms bieden de basisfunctionaliteiten; de verschillen worden duidelijker in de details.
Klinische en operationele zaken
| Kenmerk | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| Agenda & online boeken | Ja; uniform online en in de praktijk ¹ | Ja; afsprakenmodule beschikbaar² |
| Klinische dossiers | Volledig configureerbaar per bezoektype ¹ | Op basis van zorgpaden; configureerbaar per optometrist ² |
| Apparatuurintegraties | Uitgebreide gepubliceerde catalogus ¹ | Niet vermeld als kernfunctie ² |
| eGOS | Ja; GOS-formulieren en betalingsafstemming ¹ | Ja; inbegrepen in het basispakket² |
| Doseren | Gevalideerde uitgifte met realtime foutcontroles ¹ | Module voor het verstrekken van brillen en contactlenzen ² |
| Voorraadbeheer | Realtime over alle locaties ¹ | Module voor voorraadbeheer met barcodes ² |
| Terugroepactie & patiëntencommunicatie | Geautomatiseerde terugroepactie via meerdere kanalen ¹ | Terugbellen, e-mailen en sms'en in het basispakket² |
| e-Commerce | Ja; online en in de praktijk gesynchroniseerd ¹ | Niet vermeld als kernfunctie ² |
| Contactlensbeheer | Ja ¹ | Pasvorm en nazorg via doseermodule ² |
| Financiën & EPOS | Ja ¹ | Contant geldmodule beschikbaar² |
| Automatische incasso-plannen | Ja ¹ | Module voor automatische incasso beschikbaar² |
| Rapportage | Power BI-geïntegreerde dashboards ¹ | Niet vermeld als kernfunctie ² |
¹ Acuitas 3 kenmerken: https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Optisoft-functies: https://www.optisoft.co.uk/solutions/ en https://www.optisoft.co.uk/prices/
Opmerking: Samengesteld uit openbaar beschikbare bronnen op het moment van schrijven. De beschikbaarheid van functies kan veranderen; controleer dit altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Prijsstelling en commercieel model
De prijzen van Optisoft staan op hun website. Het basisabonnement kost £150 per maand en omvat patiëntendossiers, geavanceerde herinneringsfuncties, e-mail en sms, eGOS, receptgeschiedenis en takenlijsten.
Praktijken kunnen extra modules toevoegen, zoals afsprakenbeheer, patiëntendossiers, medicijnverstrekking, voorraadbeheer, kasbeheer en automatische incasso, voor £25 per module per maand. Optionele cloudhosting kost £55 per maand extra. Er zijn geen langlopende contracten en het bedrijf biedt kortingen voor nieuwe start-ups en bestaande gebruikers die locaties toevoegen.
De prijs van Acuitas 3 is gebaseerd op de specifieke behoeften van elke praktijk: het aantal locaties, gebruikers en modules spelen allemaal een rol in de offerte. Dit weerspiegelt de flexibiliteit van het platform voor een breed scala aan praktijkgroottes en -configuraties, van zelfstandige praktijken met één locatie tot groepen met meerdere vestigingen. Praktijken die Acuitas 3 willen evalueren, kunnen een offerte aanvragen. gepersonaliseerde offerte om te begrijpen hoe de investering er voor hun situatie uitziet.
De twee modellen zijn geschikt voor verschillende prioriteiten. De gepubliceerde prijzen van Optisoft maken het eenvoudig om de kosten vanaf het begin in kaart te brengen, wat sommige praktijken nuttig vinden bij het opstellen van een businesscase. De offertegebaseerde structuur van Acuitas 3 betekent dat de prijs is afgestemd op de daadwerkelijke behoeften van elke praktijk, in plaats van een vast tarief te hanteren.
Beide benaderingen zijn het waard om te evalueren in het licht van alles wat elk platform te bieden heeft.
eGOS en NHS-workflow
eGOS-ondersteuning is een basisvereiste voor veel optiekpraktijken in het Verenigd Koninkrijk, en beide platforms voldoen hieraan. Optisoft biedt eGOS aan als onderdeel van het kernpakket, waarbij GOS-declaraties direct in het systeem worden verwerkt: geen browserwisseling nodig, geen aparte applicatie. Acuitas 3 integreert eGOS in een bredere NHS-workflowlaag die GOS-formulieren, voucherbeheer en betalingsafstemming omvat als onderdeel van het gekoppelde patiëntendossier.
Voor praktijken die een aanzienlijk volume aan NHS-declaraties verwerken, is de vraag niet of het platform eGOS ondersteunt, maar hoe het omgaat met uitzonderlijke gevallen: afgewezen declaraties, indieningsfouten en hoe die worden gekoppeld aan het patiëntendossier en de financiële rapportage.
Beide platforms verwerken eGOS al enkele jaren en bieden workflows die zijn ontworpen voor het verwerken van grote aantallen declaraties. Een demonstratie gericht op deze scenario's is de meest nuttige manier om te beoordelen welke aanpak het beste aansluit bij de werkwijze van uw praktijk.
Integratie van klinische dossiers en apparatuur
Op het gebied van patiëntendossiers verschillen de twee platforms aanzienlijk. Acuitas 3 bouwt de workflow voor onderzoeken op rond configureerbaarheid per bezoektype, met gestructureerde documentatie in elke fase van het patiëntentraject en wat het bedrijf omschrijft als de grootste catalogus voor apparatuurintegratie in de branche. Voor praktijken die met diverse diagnostische apparaten werken, is de omvang van de gepubliceerde integratielijst belangrijker dan een algemene toezegging om op verzoek te integreren.
De module voor patiëntendossiers van Optisoft maakt gebruik van een op procedures gebaseerd ontwerp dat per optometrist kan worden geconfigureerd. De module is ontworpen met touchscreenbediening in gedachten en werkt patiëntendossiers direct bij vanuit het onderzoek, waardoor een aparte administratieve stap overbodig is.
Apparatuurintegratie wordt niet als een specifieke functie vermeld op de openbare pagina's van Optisoft. Praktijken die afhankelijk zijn van specifieke diagnostische hardware, dienen dit rechtstreeks met Optisoft te bespreken alvorens verdere evaluaties uit te voeren. Acuitas 3 biedt daarentegen het grootste portfolio aan koppelingen met beeldvormende, diagnostische en opticiensapparatuur in de optische industrie. Dit omvat autorefractoren, OCT's, tonometers, veldanalysatoren, funduscamera's, frametracers en meer van diverse merken, die allemaal de moeite waard zijn om te bekijken op de apparatuurpagina van Ocuco.
Voor praktijken met een standaardopstelling en zonder ongebruikelijke apparaatvereisten is het verschil in integratiediepte mogelijk niet relevant. Voor praktijken die een uitgebreidere diagnostische suite gebruiken, is dit echter een van de duidelijkste onderscheidende factoren tussen de twee platforms.
Uitgifte en voorraadbeheer
Acuitas 3 bevat een gevalideerde controle die in realtime bevestigt of een specifieke combinatie van montuur en lens produceerbaar is voordat de bestelling wordt geplaatst. Deze functionaliteit is gebaseerd op Ocuco's diepgaande expertise in de optische laboratoriumbranche. Als ontwikkelaar van Innovations, een van de toonaangevende laboratoriummanagementsystemen in de sector, biedt Ocuco een diepgaand inzicht in de toeleveringsketen, van optiek tot laboratorium, dat verder gaat dan wat een doorsnee leverancier van praktijkmanagementsoftware biedt. Deze validatiestap is ontworpen om herproducties te verminderen en is voor optiekpraktijken waar fouten bij de uitgifte een terugkerend probleem vormen, zeker de moeite waard om in een demo te bekijken.
Naast het verstrekken van brillen biedt Acuitas 3 ook realtime voorraadbeheer voor monturen, lenzen en vloeistoffen, gesynchroniseerde productcatalogi voor verkoop in de praktijk en online, automatische aanvullingstriggers wanneer de voorraad onder bepaalde drempelwaarden daalt, en een zone-inventarisatiemodule waarmee een volledige inventarisatie kan worden uitgevoerd zonder de praktijkactiviteiten te onderbreken.
Optisoft regelt de uitgifte van brillen en contactlenzen via een module die direct gekoppeld is aan de modules voor contant geld en voorraadbeheer. Voor het voorraadbeheer worden handmatige en elektronische inventarisaties uitgevoerd, inclusief het gebruik van barcodescanners. Beide modules zijn als add-ons verkrijgbaar voor de standaardprijs van £25 per module. De directe koppeling tussen uitgifte, voorraad en financiën binnen Optisoft verkleint het risico dat gegevens op meerdere plaatsen afzonderlijk worden ingevoerd, wat een veelvoorkomende foutbron is in kleinere praktijken die afhankelijk zijn van handmatige processen.
Praktijken die evalueren hoe de medicijnverstrekking samenhangt met het bredere patiënt- en voorraaddossier, kunnen er ook baat bij hebben om te bekijken hoe elk platform dit aanpakt. voorraadbeheer van optische producten als onderdeel van een demonstratie.
Rapportage
Rapportage is een van de duidelijkste verschillen tussen de twee platforms. Acuitas 3 integreert Power BI, waardoor praktijken dashboards krijgen met de mogelijkheid om in te zoomen op locatie, behandelaar en tijdsperiode. Voor praktijken met meerdere locaties, of praktijken met medewerkers die regelmatig met data werken, is de mogelijkheid om aangepaste rapporten te maken op basis van de onderliggende dataset een praktisch voordeel.
Optisoft biedt rapportagemogelijkheden in al zijn modules, maar presenteert geen specifiek BI-dashboard of analyse-laag zoals Power BI op de openbare pagina's. Voor praktijken met één vestiging variëren de rapportagebehoeften: sommige zullen voldoende hebben aan standaardrapporten, terwijl anderen de voorkeur geven aan BI-dashboards voor het bijhouden van KPI's.
Multi-site operaties
De multi-site architectuur van Acuitas 3 is gebouwd rond gecentraliseerde controle en inzicht in alle locaties. Het ondersteunt ook gecentraliseerde rapportage en KPI-tracking via Power BI en beheert een patiëntendossier dat contactpunten in de praktijk en online met elkaar verbindt. Het platform wordt gebruikt door optiekketens en -groepen in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, de Benelux en de VS, en het ontwerp weerspiegelt de operationele eisen die gepaard gaan met het consistent beheren van meerdere locaties.
Optisoft ondersteunt multi-site-activiteiten via de cloudhostingoptie, waarmee toegang vanaf meerdere locaties mogelijk is met geautomatiseerde back-ups in Britse datacenters voor £55 per maand. Voor zelfstandige praktijken met twee of drie locaties zonder IT-team is dit een laagdrempelige manier om locaties met elkaar te verbinden. Het is een ander model dan de gecentraliseerde groepsbeheerarchitectuur in Acuitas 3, en praktijken die een aanzienlijke uitbreiding plannen, moeten zorgvuldig overwegen welke aanpak het beste aansluit bij hun langetermijnvisie.
Naleving, schaalbaarheid en commercieel overzicht
| Kenmerk | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Ja | Niet vermeld ² |
| SOC 2 type II | Ja | Niet vermeld ² |
| Cyberbenodigdheden | Niet vermeld ¹ | Ja ² |
| GDPR naleving | Ja ¹ | Ja ² |
| Deployment | Cloud of on-premise¹ | Cloud of on-premise ² |
| Meerdere locaties | Gecentraliseerde rapportage en controle ¹ | Cloudhosting ondersteunt meerdere locaties² |
| API toegang | Ja ¹ | Niet vermeld ² |
| Amerikaanse marktondersteuning | Ja ¹ | Nee ² |
| Abonnement | Offerte op basis van praktijkgrootte ¹ | £150/maand basispakket; £25/maand per extra module² |
Let op: Deze informatie is samengesteld uit openbaar beschikbare bronnen. Controleer de gegevens altijd rechtstreeks bij de betreffende leverancier voordat u een beslissing neemt.
Beveiliging en naleving
Acuitas 3 wordt ondersteund door ISO 27001-gecertificeerde werkwijzen en SOC 2 Type II-certificering, naast naleving van de AVG en de DPA en een volledig auditspoor. Ocuco is een Microsoft-partner. Voor werkwijzen binnen grotere groepen, of werkwijzen die onderworpen zijn aan formele governance-vereisten, biedt deze certificering door een derde partij een mate van zekerheid die verder gaat dan de beweringen van de leverancier zelf.
Optisoft is Cyber Essentials-gecertificeerd, voldoet aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en is tevens Microsoft-partner. Het bedrijf biedt de keuze tussen cloudhosting in Britse datacenters en installatie op locatie, waardoor bedrijven directe controle hebben over waar hun gegevens worden opgeslagen.
Voor praktijken die een sterke voorkeur hebben voor dataopslag op locatie, is de on-premise optie het overwegen waard. Praktijken met specifiekere compliance-vereisten dienen Optisoft te vragen hun huidige situatie te bevestigen voordat zij openbaar beschikbare informatie als definitief beschouwen.
Welke praktijk past bij welk platform?
Optisoft is geschikt voor zelfstandige praktijken die een systeem willen met een duidelijke kostenstructuur en een eenvoudige installatie. Het basispakket dekt de dagelijkse behoeften van veel praktijken met één locatie, en dankzij de modulaire prijsstelling kan extra functionaliteit worden toegevoegd wanneer de praktijk daar klaar voor is, in plaats van vanaf de eerste dag. De ondersteuning vanuit het Verenigd Koninkrijk en de mogelijkheid om gegevens lokaal op te slaan zijn praktische voordelen voor praktijken die hun installatie eenvoudig willen houden en hun gegevens dichtbij willen bewaren.
Acuitas 3 is geschikt voor praktijken waar een diepgaande klinische workflow, apparatuurintegratie en rapportage prioriteit hebben. De gevalideerde doseerlaag verlaagt het aantal herhaalrecepten, de catalogus voor apparatuurintegratie omvat een breed scala aan diagnostische apparaten en Power BI-rapportage biedt praktijken inzicht in alle locaties en tijdsperioden zonder dat een aparte analysetool nodig is. Dankzij de ISO 27001- en SOC 2 Type II-certificering is het ook de meest voor de hand liggende keuze voor praktijken die moeten voldoen aan formele eisen op het gebied van gegevensbeveiliging of compliance.
De twee platforms ondersteunen vergelijkbare kernworkflows, maar ze hanteren verschillende benaderingen voor de verpakking en uitbreiding van functionaliteit. Optisoft begint doorgaans met een minimalistische opzet en voegt functionaliteit stapsgewijs toe. Acuitas 3 is gepositioneerd als een meer verbonden platform, ontworpen om klinische, operationele en rapportageworkflows vanaf het begin te koppelen, met de capaciteit om extra locaties en complexiteit te ondersteunen naarmate een praktijk groeit. Welke aanpak het beste past, hangt af van de huidige situatie van de praktijk en de verwachte situatie over drie tot vijf jaar.
De volgende stap met Acuitas 3
Voor praktijken die hun huidige systeem ontgroeid zijn of een basis leggen waarop ze willen voortbouwen, verbindt Acuitas 3 patiëntendossiers, praktijkmanagement, medicijnverstrekking, e-commerce en rapportage in één platform. Het toevoegen van vestigingen of gebruikers vereist geen aparte tools; de architectuur is zo ontworpen dat het dit probleemloos aankan.
De gevalideerde doseerlaag, de catalogus voor apparatuurintegratie en de Power BI-rapportage zijn functies die doorgaans belangrijker worden naarmate het volume en de complexiteit van de praktijk toenemen. Praktijken die zich nog in een vroeg stadium van dit proces bevinden, hebben mogelijk niet direct al deze functies nodig, maar het platform groeit mee zonder dat een latere migratie nodig is.
Voor iedereen die zijn opties overweegt, een stapsgewijze uitleg over hoe Acuitas 3 omgaat met de praktijkmanagement voor optiek De workflows die specifiek zijn voor hun configuratie zijn de meest directe manier om te beoordelen of het de juiste oplossing is.
Boek een demonstratie bij Acuitas 3 om het in de context van je eigen praktijk te bekijken.
