En matière de gestion quotidienne de votre cabinet, un atout souvent sous-exploité est votre logiciel de gestion. Dans cet article, je présenterai des cas d'utilisation où votre logiciel pourrait être mieux adapté pour simplifier le parcours de soins oculaires de vos patients et de votre personnel. Ces cas d'utilisation sont également des éléments importants à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion de cabinet. Et si vous envisagez activement un changement plutôt que de simplement évaluer les options, consultez notre article. guide sur la transition de votre logiciel optique, qui décrit en détail le déroulement de ce processus.
J'utiliserai Acuitas 2 ainsi que le dernier logiciel de gestion de cabinet d'Ocuco. Acuitas 3 À titre d'exemples ; toutefois, ces enseignements peuvent être appliqués à de nombreuses solutions PMS différentes.
La plupart des cabinets médicaux n'utilisent qu'une fraction de ce que leurs logiciel de gestion de cabinet d'optique peut réellement le faire, et c'est là que ce guide intervient.
Acuitas, le système de gestion de la maintenance d'Ocuco, bénéficie de la confiance de plus de 300 clients dans le monde entier depuis plus de 20 ans, ce qui en fait une solution éprouvée. logiciel pour les cabinets d'optométrie multi-sitesMon expérience avec Acuitas 2 a débuté en 2002, lorsque je travaillais comme opticien-lunetier chez Rayner Opticians. Au fil du temps, j'ai appris à apprécier ses fonctionnalités robustes et fiables. Cependant, j'ai constaté que de nombreux utilisateurs, moi y compris, négligent souvent certaines des fonctions plus subtiles d'un logiciel de gestion d'opticiens, qui améliorent considérablement le quotidien d'un cabinet.
Améliorer l'efficacité du flux de travail dans les logiciels optiques
Il est important que votre PMS améliore les flux de travail et les processus au sein de votre cabinet.
La plupart des cabinets sous-estiment les capacités de leurs logiciels, et c'est particulièrement vrai en ce qui concerne administration de cabinet d'optique des tâches qui absorbent le temps du personnel chaque jour.
Par exemple, lors d'une distribution, les professionnels de la vue doivent pouvoir rechercher efficacement les bons produits. Avec un stock important de lentilles, trouver le bon produit peut s'avérer complexe. Grâce à des fonctionnalités telles que les étiquettes personnalisées, vous pouvez affiner votre recherche en quelques secondes et trouver ce dont vous avez besoin beaucoup plus rapidement.
La possibilité de copier et de modifier vos commandes est une autre fonctionnalité qui peut faire toute la différence dans vos opérations quotidiennes. Il arrive souvent que les patients demandent plusieurs paires de lunettes, et recréer chaque paire de A à Z peut être chronophage et même entraîner des erreurs. Une simple fonction de copie permet d'éviter complètement ce problème. Vous pouvez dupliquer une commande et la modifier si nécessaire, ce qui réduit les risques d'erreurs.
Pouvoir renommer ces doublons est également utile pour les garder organisés et facilement accessibles.
Il est important de disposer d'un système capable de suivre toutes les données, même lorsque vous devez interrompre votre travail au milieu d'une distribution pour prendre rendez-vous ou consulter le dossier d'un autre patient. Votre logiciel doit également détecter les erreurs et rappeler aux utilisateurs de saisir les informations nécessaires, comme les champs obligatoires, lors de la distribution.
Optimiser l'efficacité grâce aux derniers développements en matière de logiciels optiques
En tant que professionnel de la vue, il est essentiel que votre logiciel optique évolue pour répondre aux exigences changeantes de votre activité, notamment celles du RGPD. Par exemple, garantir la sécurité des données de vos patients grâce à une tenue de dossiers sécurisée et conforme est essentiel pour instaurer un climat de confiance. Des certifications telles que SOC 2 Type 2 et ISO 27001:2017 sont essentielles, en plus de la conformité au RGPD.
La possibilité de soumettre les formulaires GOS par voie électronique via votre PMS réduit également considérablement le temps consacré au traitement quotidien des demandes de remboursement. Les fonctionnalités eGOS étendues d'Acuitas 3, déployées en Angleterre et en Écosse, ont été un facteur d'efficacité majeur pour les utilisateurs actuels.
Les patients recherchent davantage de flexibilité pour la prise de rendez-vous. Il est donc essentiel de leur offrir la possibilité de réserver en ligne grâce à un outil convivial. Pour votre cabinet, il est important de prendre en compte le niveau de flexibilité offert par votre outil de réservation en ligne et de l'exploiter au mieux afin de réduire vos tâches administratives, et non de les alourdir. Configurer différents types de rendez-vous incitera les patients à réserver aux créneaux horaires appropriés, garantissant ainsi un flux de travail optimal tout au long de la journée.
Prenons l'exemple de la configuration de l'agenda d'Acuitas 3. Ce système vous permet de créer et de modifier les types de visites des patients qui s'affichent sur le site web de votre cabinet. Les utilisateurs peuvent déterminer les types de rendez-vous actifs sur leur site web, leurs descriptions et leur affichage.
Le système permet également de déterminer quels membres du personnel peuvent prendre rendez-vous en ligne ou en magasin. Ainsi, les cabinets peuvent intégrer des optométristes remplaçants à leurs systèmes, sans apparaître comme membres du personnel sur leur site web officiel. Cette fonctionnalité est configurable : il suffit d'ajouter un simple widget à votre site web.
Adaptation du logiciel optique aux besoins de votre cabinet
Il est important de prendre en compte le niveau de configurabilité d'un PMS et la meilleure façon de l'utiliser au sein d'un cabinet. Par exemple, chaque membre de votre équipe peut souhaiter que les icônes fréquemment utilisées apparaissent en haut de la page d'accueil et soient regroupées dans un groupe de « Favoris ». Chaque utilisateur devrait également pouvoir créer des tâches liées aux patients ou aux magasins, dont la progression et les détails peuvent être consultés dans un module centralisé. C'est une fonctionnalité que j'aurais grandement appréciée lorsque je travaillais encore en cabinet !
De plus, il est désormais possible de créer des liens rapides vers les sites web des fournisseurs grâce aux intranets internes, directement depuis l'écran d'accueil d'Acuitas. Ainsi, qu'il s'agisse de Zeiss, Essilor ou Hoya, vous pouvez rationaliser vos processus d'un simple clic.
Conclusion
En résumé, les logiciel de gestion de cabinet optique propose une gamme de fonctionnalités conçues pour optimiser les processus et les tâches de votre cabinet. Avec un peu d'attention aux détails, vous pouvez optimiser l'utilisation de votre PMS et optimiser l'efficacité de votre cabinet au quotidien. Les logiciels d'optique évoluent avec les avancées technologiques.
