Pour les cabinets d'optique indépendants qui évaluent un logiciel de gestion de cabinet (PMS), la question se résume souvent à ceci : le système couvre-t-il les besoins réels du cabinet, ou couvre-t-il tout ce que le fournisseur a décidé d'inclure ?
Acuitas 3 et Xeyex répondent différemment à cette question. L'écart entre eux devient flagrant une fois qu'on s'intéresse aux fonctionnalités principales.
Les modèles de tarification, le niveau d'intégration des équipements, la couverture du NHS au Royaume-Uni et la manière dont chaque plateforme gère les rapports et la conformité sont autant d'éléments qui révèlent bien plus qu'une simple liste de fonctionnalités. Il en va de même lorsqu'un cabinet ouvre un deuxième site, connecte davantage d'équipements cliniques ou a besoin que son logiciel prenne en charge le parcours patient en ligne, en complément des activités menées au cabinet.
Coup de projecteur : Acuitas 3 contre Xeyex
Xeyex est un système de dossier médical électronique (DME) basé sur le cloud pour l'optométrie, conçu spécifiquement pour les opticiens indépendants, proposé sous forme d'abonnement mensuel unique pour ses modules, certains services étant offerts en option plutôt qu'intégrés automatiquement.
Acuitas 3 est d'Ocuco Dossier médical électronique (DME) basé sur le cloud pour les cabinets et groupes indépendants, construite autour d'une architecture omnicanale qui connecte les flux de travail cliniques, la dispensation, le commerce électronique et le reporting dans un seul environnement.
Les deux solutions sont basées sur le cloud et conçues spécifiquement pour les opticiens. Elles diffèrent par leur niveau de détail, l'étendue de leur intégration et les fonctionnalités qu'elles peuvent prendre en charge à mesure que le cabinet se développe.
Ce comparatif couvre les aspects les plus pertinents pour une décision d'achat. Avant de restreindre la sélection à un nombre restreint d'établissements, il est utile de comprendre comment… choisir un logiciel de dossier médical électronique pour l'optométrie et quels critères sont les plus importants pour les cabinets indépendants ? Pour tout ce qui concerne votre configuration spécifique, une démonstration avec chaque fournisseur reste le moyen le plus fiable de vérifier l’adéquation.
Les informations relatives aux fonctionnalités et aux prix ci-dessous proviennent de la documentation publique disponible sur les sites web des deux fournisseurs et sont exactes, à notre connaissance, au moment de la rédaction. La disponibilité des fonctionnalités peut évoluer ; veuillez toujours vérifier directement auprès de chaque fournisseur avant de prendre une décision.
Une approche différente en matière de tarification
Xeyex propose un forfait mensuel de 353 £ pour le premier site et de 323 £ pour chaque site supplémentaire. Ce forfait inclut les fonctionnalités principales, la gestion de plusieurs terminaux, l'assistance, la maintenance et les mises à jour. Des frais d'installation et de formation uniques de 725 £ sont à prévoir. Les coûts de migration des données sont disponibles sur demande. Des options supplémentaires (crédits SMS, gestion des rappels d'impression et d'envoi, et matériel de point de vente électronique) sont disponibles en supplément.
Acuitas 3 adopte une approche différente : sa tarification est basée sur la taille du cabinet, le nombre de sites, le nombre d’utilisateurs et les modules requis. Ainsi, le coût final reflète la configuration réelle du cabinet plutôt qu’un tarif fixe appliqué à tous. Les cabinets demandent un devis pour obtenir un prix adapté à leur configuration spécifique.
Chaque modèle a sa propre logique. Xeyex convient aux cabinets qui souhaitent connaître le coût total avant de s'engager. Acuitas 3 convient aux cabinets qui souhaitent un tarif adapté à leur consommation réelle, notamment ceux qui ont des configurations plus complexes, plusieurs sites ou qui prévoient une expansion future.
Aucune de ces approches n'est nécessairement meilleure ; la solution la plus adaptée dépend de la structure du cabinet et de ses perspectives d'avenir.
Couverture du NHS au Royaume-Uni
Les deux plateformes sont conçues pour prendre en charge les flux de travail liés au NHS, mais la couverture peut varier selon les pays et la configuration des cabinets médicaux. Il est donc préférable de valider la prise en charge régionale par une démonstration plutôt que de supposer une parité à l'échelle du Royaume-Uni.
Acuitas 3 prend en charge les formulaires GOS et le rapprochement des paiements NHS dans un flux de travail intégré, reliant les opérations de facturation au dossier patient et centralisant le rapprochement dans un même environnement. Pour les cabinets médicaux prenant en charge un grand nombre de patients NHS, il est important de comparer la gestion des exceptions (validation, erreurs/rejets, retouches) et l'intégration des activités NHS dans les rapports et les finances.
Les deux plateformes sont des choix crédibles pour les cabinets médicaux du NHS à fort volume d'activité ; la différence réside dans la manière dont ce flux de travail est structuré sur le plan opérationnel.
Caractéristiques cliniques et opérationnelles
Les fonctionnalités qui structurent les flux de travail quotidiens constituent le point de départ le plus pratique pour toute évaluation comparative.
| Fonctionnalité | Acuitas 3 | Xeyex |
|---|---|---|
| Dossiers cliniques | Configurable par type de visite avec validation des données¹ | Mise en page configurable ; raccourcis de remplissage rapide par utilisateur² |
| Intégrations d'équipements | Le plus grand catalogue publié du secteur¹ | Phoroptère Nidek 3100/5100, TonoRefII, LM500 publiés dans leur liste de caractéristiques² |
| Distribution | Validation de la dispensation avec vérification des erreurs de précommande ¹ | Intégration avec les systèmes de point de vente électroniques ; suivi par code QR ; alertes de recouvrement² |
| Gestion des lentilles de contact | Gestion complète des CL¹ | Essais, suivi, commande, commandes reproductibles, DD intégrée² |
| Rappel et communication avec les patients | Rappel automatisé multicanal, incluant un CRM intégré¹ | Lettre, SMS, courriel, téléphone ; impression et envoi postal gérés en option² |
| Commerce en ligne | Synchronisation des catalogues de produits en ligne et en magasin, permettant la vente en ligne 24h/24 et 7j/7¹ | Non répertorié comme fonctionnalité de base |
¹ Caractéristiques d'Acuitas 3 : https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Caractéristiques de Xeyex : https://www.xeyex.co.uk/system_features.aspxPour obtenir la liste complète des équipements intégrés, veuillez vous renseigner directement auprès du fournisseur.
Remarque : Ces informations ont été compilées à partir de sources publiques disponibles au moment de la rédaction. La disponibilité des fonctionnalités peut changer ; veuillez toujours vérifier directement auprès de chaque fournisseur avant de prendre une décision.
Intégration des équipements : profondeur vs compatibilité confirmée
L'intégration des équipements est l'un des domaines où les deux plateformes adoptent une approche différente.
Acuitas 3 possède le plus vaste catalogue d'intégration d'équipements publié du secteur de l'optique, couvrant les appareils d'imagerie, de réfraction et de distribution de nombreux fabricants. Une équipe dédiée y ajoute régulièrement les nouveaux appareils dès leur mise sur le marché. Pour les cabinets utilisant différents équipements de diagnostic ou prévoyant d'étendre leur parc, cette richesse de catalogues garantit que la compatibilité est rarement un problème à résoudre séparément.
Xeyex confirme la compatibilité avec trois appareils Nidek : le phoroptère 3100/5100, le TonoRefII et le lensmètre LM500. Pour les cabinets utilisant déjà du matériel Nidek, cette compatibilité est simple. Les cabinets utilisant des appareils non mentionnés doivent vérifier la compatibilité directement auprès de Xeyex avant de prendre une décision.
Gestion des distributions, des stocks et des prélèvements automatiques
Acuitas 3 comprend une couche de distribution validée qui vérifie si une combinaison spécifique de monture et de verres peut être produite avant que la commande ne soit passée.
Pour les cabinets médicaux où les erreurs de dispensation et les reprises engendrent des coûts récurrents, cette étape de validation présente un avantage opérationnel direct qu'il convient de tester lors d'une démonstration. Choisir la bonne logiciel de gestion des stocks optiques Acuitas 3 gère également les stocks en temps réel sur tous les sites, ce qui devient de plus en plus pertinent à mesure que la complexité de l'activité augmente. Acuitas 3 prend également en charge les paiements par carte intégrés pour les ventes en ligne et en cabinet via OcuPay, le terminal de paiement étant connecté directement au PMS afin de simplifier les achats pour le personnel et les patients et de garantir un processus de reporting de fin de journée fluide.
Xeyex gère la délivrance des produits via un système connecté directement à la caisse enregistreuse électronique. Les commandes numériques couvrent les montures, les lentilles et les mesures, le suivi par code QR et les notifications par SMS ou e-mail pour le retrait. Le module pour lentilles de contact inclut les essais, le suivi, les commandes, les commandes récurrentes et les paiements par prélèvement automatique intégrés via GoCardless.
Rappel et communication avec les patients
Acuitas 3 gère les rappels automatisés par e-mail, SMS et courrier. Les outils marketing sont intégrés dans un même environnement, et les cabinets multi-sites peuvent suivre l'ensemble de leurs communications depuis une vue centralisée, au lieu de les gérer séparément pour chaque site. Pour les cabinets exerçant aux États-Unis, la plateforme couvre également Communication avec les patients conforme à la loi HIPAA en optométrie au sein du même flux de travail.
Xeyex gère les rappels par courrier, SMS, e-mail et téléphone. Un service optionnel d'impression et d'envoi postal est également disponible pour les cabinets qui préfèrent confier l'impression et l'envoi de leurs lettres de rappel à un prestataire externe. Pour les petits cabinets sans personnel administratif dédié, cette option allège la charge de travail liée aux rappels postaux.Reporting et intelligence d'affaires
Acuitas 3 intègre Microsoft Power BI Pour la production de rapports, nous fournissons aux cabinets des tableaux de bord personnalisables par site, praticien, période et source de revenus. Cela convient aussi bien aux cabinets indépendants qui souhaitent une visibilité quotidienne claire qu'aux autres. cabinets d'optométrie multisites qui nécessitent une vue consolidée des performances sur l'ensemble des sites, sans avoir besoin d'une plateforme de reporting distincte. Suivi des indicateurs clés de performance. Indicateurs clés de performance (KPI) pour les cabinets d'optométrie La situation se simplifie également lorsque le système de reporting est conçu pour les faire apparaître à l'échelle de l'entreprise, en un seul endroit.
Xeyex propose des rapports intégrés couvrant les statistiques des patients, les performances des rappels de produits, les données financières, les indicateurs de stock et de produits, ainsi que des synthèses de gestion. Des rapports personnalisés sont disponibles sur demande. Concrètement, le choix se porte entre les rapports standard prêts à l'emploi et les tableaux de bord Power BI plus configurables.
Évolutivité, conformité et intégrations tierces
| Région | Acuitas 3 | Xeyex |
|---|---|---|
| Certification ISO 27001 | Oui ³ | Non répertorié sur les pages publiques |
| Certification SOC 2 Type II | Oui⁴ | Non répertorié sur les pages publiques |
| Conformité GDPR | Oui ; piste d'audit complète¹ | Centres de données conformes au RGPD de l'UE² |
| Intégration comptable | Oui | Xero² |
| Intégration du prélèvement automatique | Oui | Oui² |
| Accès API | Oui ¹ | Non répertorié comme fonctionnalité de base |
| soutien du marché américain | Oui ¹ | Non |
| Reporting multi-sites | Tableaux de bord Power BI centralisés¹ | Accès interservices aux journaux de bord et aux dossiers patients² |
¹ Acuitas 3 : https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Xeyex : https://www.xeyex.co.uk/system_features.aspx et https://www.xeyex.co.uk/pricing.aspx
³ ISO 27001 : https://www.ocuco.com/news/ocuco-receives-iso-270012017-certification-for-information-security-compliance/
⁴ SOC 2 Type II : https://www.ocuco.com/news/ocuco-awarded-soc-2-type-ii-certification-for-acuitas-3-omnichannel-edition/
Remarque : Ces informations proviennent de sources publiques. Veuillez toujours vérifier directement auprès de chaque fournisseur avant de prendre une décision.
Certifications en matière de sécurité et de conformité des données
Acuitas 3 est certifiée ISO 27001:2017 et SOC 2 Type II, et est conforme au RGPD et à la loi sur la protection des données (DPA). La plateforme dispose également d'une piste d'audit complète intégrée. Pour les entreprises opérant sous des cadres de gouvernance formels ou appartenant à un groupe plus important soumis à des obligations de conformité, ces certifications constituent une norme documentée et non une simple assurance générale.
Xeyex exploite des centres de données de niveau entreprise conformes au RGPD européen, dotés de sauvegardes entièrement automatisées et d'une infrastructure de basculement. Sa documentation publique ne mentionne pas les normes ISO 27001 ni SOC 2. Les entreprises ayant des exigences spécifiques en matière de gouvernance des données sont invitées à contacter directement Xeyex pour connaître sa conformité actuelle.
Changement de plateforme : quels sont les éléments à prendre en compte ?
Pour les cabinets médicaux utilisant déjà un système et envisageant une migration, le processus d'évaluation ne se limite pas à la comparaison des fonctionnalités. La migration des données, la formation du personnel et la continuité des dossiers patients pendant la transition sont autant d'aspects pratiques qui influent sur le calendrier et le coût du changement. Travailler à travers un Liste de contrôle pour le passage au dossier médical électronique S'engager sur un calendrier avant de le faire apparaître rapidement permet de déceler ces risques et de comprendre ce qui transition vers un dossier médical électronique optométrique basé sur le nuage Les aspects opérationnels doivent être pris en compte avant la fixation d'une date de mise en service.
Acuitas 3 et Xeyex prennent tous deux en charge la migration des données depuis les systèmes existants. Ocuco gère la migration pour les cabinets qui passent d'anciennes plateformes Ocuco et prend en charge l'extraction de données depuis des systèmes tiers en collaboration avec le fournisseur actuel. Xeyex propose la migration de données comme service, avec un tarif disponible sur demande.
Quelle plateforme convient le mieux à votre pratique ?
Xeyex est une solution idéale pour les opticiens indépendants souhaitant un système cloud avec une tarification transparente et une couverture NHS nationale. La gestion intégrée des prélèvements automatiques GoCardless et le service de rappel par impression et envoi postal sont des atouts pratiques pour les cabinets proposant des abonnements de lentilles de contact ou disposant de ressources administratives limitées. Si le cabinet utilise du matériel Nidek et n'a pas de besoin immédiat d'intégration e-commerce, télémédecine ou téléphonie, Xeyex répond aux besoins essentiels décrits.
Acuitas 3 convient aux cabinets médicaux qui recherchent une expertise clinique approfondie et un catalogue d'intégration d'équipements des plus complets, souhaitent une dispensation validée pour réduire les coûts de refabrication, ou développent une approche omnicanale reliant les parcours patients en cabinet et en ligne. Son architecture de reporting Power BI offre une évolutivité supérieure aux solutions de reporting intégrées plus simples, et les certifications ISO 27001 et SOC 2 Type II garantissent, par un audit indépendant, la conformité aux exigences formelles en matière de gouvernance. Pour tout cabinet médical envisageant plusieurs sites, l'infrastructure sur laquelle repose Acuitas 3 s'adapte à la complexité croissante.
Une démonstration est le moyen le plus direct de voir à quoi cela ressemble avec vos flux de travail spécifiques. Réservez une démonstration avec Acuitas 3.
