Wenn es um die Optimierung des Praxisalltags geht, ist Ihre Praxismanagementsoftware ein oft unterschätztes Werkzeug. In diesem Blog zeige ich Ihnen Anwendungsfälle, in denen Ihre Software besser genutzt werden kann, um die Behandlung für Ihre Patienten und Mitarbeiter zu vereinfachen. Diese Anwendungsfälle sind auch bei der Auswahl einer Praxismanagementsoftware hilfreich. Und falls Sie einen Wechsel aktiv planen und nicht nur evaluieren, lesen Sie unseren Blogbeitrag. Leitfaden zum Übergang Ihrer optischen Software, in der dieser Prozess detailliert beschrieben wird.
Ich werde Acuitas 2 sowie die neueste Praxisverwaltungssoftware von Ocuco verwenden. Acuitas 3 als Beispiele; die Erkenntnisse lassen sich jedoch auf zahlreiche verschiedene PMS-Lösungen anwenden.
Die meisten Praxen nutzen nur einen Bruchteil dessen, was sie Software für die Verwaltung von Optikerpraxen Das kann man tatsächlich tun, und genau da setzt dieser Leitfaden an.
Acuitas, das PMS-System von Ocuco, genießt seit über 20 Jahren das Vertrauen von mehr als 300 Kunden weltweit und hat sich damit bewährt. Software für Optometrie-Praxen mit mehreren StandortenMeine eigene Reise mit Acuitas 2 begann 2002, als ich bei Rayner Opticians als Augenoptiker arbeitete. Im Laufe der Zeit habe ich die robusten und zuverlässigen Funktionen des Programms sehr zu schätzen gelernt. Mir ist jedoch aufgefallen, dass viele Anwender, mich eingeschlossen, oft einige der differenzierteren Funktionen eines Praxisverwaltungssystems übersehen, die den Arbeitsalltag in der Praxis erheblich erleichtern würden.
Verbesserung der Workflow-Effizienz in optischer Software
Es ist wichtig, dass Ihr PMS die Arbeitsabläufe und Prozesse in Ihrer Praxis verbessert.
Die meisten Praxen unterschätzen den Funktionsumfang ihrer Software, und das gilt insbesondere für … Verwaltung der Optikerpraxis Aufgaben, die täglich die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen.
Beispielsweise müssen Augenoptiker bei der Abgabe von Kontaktlinsen effizient nach den richtigen Produkten suchen können. Bei einem großen Bestand an Kontaktlinsen kann es schwierig sein, die richtigen zu finden. Mithilfe von Funktionen wie personalisierten Tags können Sie die Suche jedoch in Sekundenschnelle eingrenzen und viel schneller finden, was Sie benötigen.
Die Möglichkeit, Bestellungen zu kopieren und zu ändern, ist eine weitere Funktion, die Ihren täglichen Arbeitsablauf erheblich verbessern kann. Patienten bestellen oft mehrere Brillen, und jedes Mal jede Brille neu anzufertigen, kann zeitaufwändig sein und sogar zu Fehlern führen. Mit einer einfachen Kopierfunktion lässt sich dies vollständig vermeiden. Sie können Bestellungen duplizieren und bei Bedarf bearbeiten, wodurch Fehler wahrscheinlicher vermieden werden.
Die Möglichkeit, diese Duplikate umzubenennen, ist auch nützlich, um sie organisiert und leicht zugänglich zu halten.
Es ist wichtig, ein System zu haben, das alles im Blick behält, selbst wenn Sie Ihre Arbeit mitten in einer Abgabe unterbrechen müssen, um einen Termin zu vereinbaren oder die Akte eines anderen Patienten zu überprüfen. Ihre Software muss außerdem Fehler erkennen und ihre Benutzer daran erinnern, bei der Abgabe notwendige Informationen wie Pflichtfelder einzugeben.
Effizienzsteigerung mit den neuesten Entwicklungen in der optischen Software
Für Augenoptiker ist es wichtig, dass sich Ihre optische Software weiterentwickelt, um den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens sowie Anforderungen wie der DSGVO usw. gerecht zu werden. Beispielsweise ist die Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Patientendaten durch sichere und konforme Datenhaltung entscheidend für den Aufbau von Patientenvertrauen. Zertifizierungen wie SOC 2 Typ 2 und ISO 27001:2017 sind neben der DSGVO-Konformität von entscheidender Bedeutung.
Die Möglichkeit, GOS-Formulare elektronisch über Ihr PMS einzureichen, reduziert zudem den Zeitaufwand für die tägliche Bearbeitung von Ansprüchen in der Praxis erheblich. Die umfangreichen eGOS-Funktionen von Acuitas 3 in England und Schottland haben die Effizienz der aktuellen Nutzer erheblich gesteigert.
Da Patienten bei der Terminbuchung mehr Flexibilität wünschen, ist die Online-Buchung mit einem benutzerfreundlichen Tool unerlässlich. Aus Praxissicht ist es wichtig, die Flexibilität Ihres Online-Buchungstools zu berücksichtigen und diese optimal zu nutzen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, anstatt ihn zu erhöhen. Durch die Konfiguration verschiedener Termintypen können Patienten passende Zeitfenster buchen und so einen optimalen Arbeitsablauf über den Tag hinweg gewährleisten.
Nehmen wir als Beispiel die Terminkalender-Einrichtung von Acuitas 3. Sie ermöglicht Ihnen, Besuchsarten für Patienten zu erstellen und zu bearbeiten, die auf der Website Ihrer Praxis angezeigt werden. Benutzer können festlegen, welche Terminarten auf ihrer Website aktiv sind, deren Beschreibungen und wie die Terminarten angezeigt werden.
Das System kann auch festlegen, welche Mitarbeiter online oder im Geschäft Termine buchen können. So können Praxen Vertretungsoptiker in ihren Systemen einbinden, ohne dass diese auf ihrer offiziellen Website als Mitarbeiter angezeigt werden. Diese Funktion ist konfigurierbar, da lediglich ein einfaches Widget zu Ihrer Website hinzugefügt werden muss.
Optische Software an die Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen
Es lohnt sich, den Grad der Konfigurierbarkeit eines PMS zu berücksichtigen und zu überlegen, wie man ihn aus Praxissicht optimal nutzen kann. Beispielsweise möchte jedes Teammitglied, dass seine häufig verwendeten Symbole auf der Startseite oben angezeigt und in einer Favoritengruppe zusammengefasst werden. Jeder Benutzer sollte außerdem die Möglichkeit haben, patienten- oder filialbezogene Aufgaben zu erstellen und deren Fortschritt und Details in einem zentralen Modul einzusehen. Das hätte ich mir zu meiner Zeit in der Praxis sehr gewünscht!
Darüber hinaus ist es jetzt möglich, mithilfe interner Intranets direkt vom Startbildschirm in Acuitas Schnelllinks zu Lieferanten-Websites zu erstellen. So können Sie Ihre Prozesse mit nur einem Klick optimieren, egal ob Zeiss, Essilor oder Hoya.
Fazit
Zusammenfassend, Praxisverwaltungssoftware für Optiker bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihre Praxisprozesse und -aufgaben optimieren. Mit ein wenig Liebe zum Detail können Sie die Nutzung Ihres PMS optimieren und so die Effizienz Ihrer Praxis im Alltag steigern. Mit dem technologischen Fortschritt entwickeln sich auch die optischen Softwareangebote weiter.
