Die meisten unabhängigen Optikerpraxen verfügen über einen beträchtlichen Vorrat an Geschäftsinformationen, die sie nicht nutzen. Jeder vereinbarte Termin, jede durchgeführte Untersuchung, jede verkaufte Brille und jeder unbeantwortete Rückruf liefern zusätzliche Daten. Die Frage ist, ob Ihr elektronisches Patientenaktensystem diese Daten so aufbereitet, dass Sie daraus handlungsrelevante Maßnahmen ableiten können.
Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten KPIs für das Wachstum der Praxis, wo Sie diese in Ihren klinischen und Managementdaten finden und was zu tun ist, wenn die Zahlen Ihnen zeigen, dass sich etwas ändern muss.
Warum die meisten Praxen ihre EHR-Daten nicht ausreichend nutzen
Der Betrieb einer klinischen Praxis lässt wenig Zeit für die betriebswirtschaftliche Analyse. Viele selbstständige Optometristen erhalten daher einen Bericht, der weitgehend ungenutzt bleibt: Die monatlichen Einnahmen werden zwar geprüft, aber selten genauer untersucht.
Praxen, die Leistungskennzahlen nicht regelmäßig erfassen, übersehen oft Probleme, die sich über einen längeren Zeitraum aufgebaut haben. Die Erfassungsrate kann schleichend sinken, ohne dass es auffällt, eine Rückrufliste kann veralten, oder Terminlücken bleiben wochenlang unbesetzt, obwohl sie schon viel früher hätten geschlossen werden können.
Ein modernes Cloudbasierte elektronische Patientenakte für Optometrie Diese Daten werden automatisch generiert. Der Nutzen besteht darin zu wissen, welche Zahlen man wie oft betrachten sollte und welche Aktion jede einzelne auslösen sollte.
Die KPIs, die tatsächlich den Umsatz steigern
Beginnen Sie mit den Kennzahlen, die den deutlichsten Einfluss auf den Umsatz haben, angefangen mit derjenigen, die zeigt, welchen Wert jeder Patientenbesuch generiert.
1. Umsatz pro Patient
Dies ist die mit Abstand nützlichste Kennzahl, um zu verstehen, ob Ihre Praxis den vollen Wert jedes einzelnen Ereignisses ausschöpft. geduldige Reise.
Sie berechnen es, indem man den Gesamtumsatz durch die Gesamtzahl der Patientenbesuche in einem bestimmten Zeitraum teilt. Branchenübliche Richtwerte beziffern den nationalen Durchschnitt auf rund 285 US-Dollar pro Untersuchungsbesuch.Die leistungsstärksten Praxen erreichten dabei 350 US-Dollar oder mehr, was vor allem auf die optische Erfassungsrate und die Optimierung der medizinischen Abrechnung zurückzuführen ist.
Wenn Ihr Umsatz pro Patient unter dem Richtwert liegt, ist das Problem in der Regel nicht die Anzahl Ihrer Patienten. Häufiger ist es eine Kombination aus niedriger Erfassungsrate, einem ungünstigen Produktmix und unvollständiger Abrechnung. Ihre Daten aus der elektronischen Patientenakte können Ihnen helfen, alle drei Probleme zu erkennen und zu beheben.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Prüfen Sie Ihre Umsatzdaten pro Patient über rollierende 30-, 90- und 365-Tage-Zeiträume. Unterteilen Sie diese Daten nach Untersuchungsart (z. B. Routineuntersuchung, medizinische Untersuchung oder Kontaktlinsenanpassung), um genau zu ermitteln, wo Leistungslücken bestehen.
2. Optische Aufnahmerate
Ihre Abschlussquote misst den Prozentsatz der Patienten, die ein neues Rezept erhalten und sich anschließend entscheiden, ihre Brille direkt in Ihrer Praxis zu kaufen. Dies ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Optometrie, da sie deutlich zeigt, wie effizient Ihr Team die Übergabe vom Untersuchungsraum zum Optikergeschäft gestaltet.
Die Branchenstandards liegen bei einer Erfassungsrate von etwa 60–70 %.Gut geführte Optikabteilungen erreichen dabei 75 % oder mehr. Jeder Prozentpunkt zählt: Für eine Praxis mit 2,000 Patienten pro Jahr kann eine Verbesserung der Erfassungsrate um fünf Prozentpunkte eine signifikante Steigerung des Jahresumsatzes bedeuten.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Ausgestellte Rezepte im Vergleich zu abgeschlossenen Optikverkäufen, aufgeschlüsselt nach verschreibendem Optiker, Untersuchungsart und Zeitraum. Dort, wo die Diskrepanz zwischen ausgestellten Rezepten und getätigten Käufen am größten ist, muss über die Gründe dafür gesprochen werden.
3. Effektivität des Abrufs
Die regelmäßige Wiedervorstellung von Patienten ist der Motor für den langfristigen Erfolg einer augenärztlichen Praxis. Patienten, die pünktlich wiederkommen, sorgen für stetige Einnahmen, erhalten ihre Augengesundheit optimal und sind deutlich günstiger in der Patientenbindung als die Gewinnung neuer Patienten.
Die meisten Systeme für elektronische Patientenakten (EHR) ermöglichen es, Rückrufintervalle für verschiedene Untersuchungsarten wie Routineuntersuchungen, medizinische Untersuchungen oder Kontaktlinsenanpassungen festzulegen und gleichzeitig zu erfassen, wer überfällig ist, wer kontaktiert wurde und wer einen Termin vereinbart hat. Die Rückrufkonversionsrate entspricht dem Prozentsatz der Patienten, deren Termin fällig ist und die tatsächlich einen Termin vereinbaren.
Niedrige Konversionsraten deuten meist eher auf interne Prozessprobleme als auf mangelnde Patiententreue hin. Eine Überprüfung von Zeitpunkt, Abfolge und Methode Ihrer Erinnerungen ermöglicht oft einfache Verbesserungen, beispielsweise durch einen zusätzlichen Kontaktpunkt, eine Aktualisierung Ihrer Nachrichten oder eine Verkürzung des Zeitraums zwischen der ersten Erinnerung und der nächsten Nachfassaktion.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Achten Sie auf einen Bericht über überfällige Termine, der eine Liste der Patienten mit überfälligen Untersuchungen nach Art der Untersuchung aufschlüsselt. Erfassen Sie außerdem Ihre Konversionsrate für die einzelnen Kontaktmethoden (z. B. SMS, E-Mail oder Brief) und messen Sie die durchschnittliche Zeit, die ein Patient benötigt, um nach dem Versand einer Erinnerung einen Termin zu vereinbaren.
4. Nichterscheinen- und Stornierungsrate
Jeder leere Termin bedeutet entgangene Einnahmen, die Sie nicht wieder hereinholen können. Wenn Ihr Nichterscheinungsquote in der Augenarztpraxis Wenn der Wert über 8–10 % liegt, ist es an der Zeit, Ihre Buchungs- und Erinnerungssysteme zu überprüfen.
Ein hilfreicherer Ansatz ist es, die genauen Zeiten zu identifizieren, zu denen das Risiko von versäumten Terminen am höchsten ist. Da viele Praxen montagmorgens oder abends vermehrt Nichterscheinen verzeichnen, hilft das Erkennen dieser Muster dabei, zu entscheiden, wann man mehr Termine vergeben sollte, wie man den Terminkalender besser organisiert oder wann man zusätzliche Erinnerungen versendet.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Analysieren Sie Ihre Stornierungs- und Nichterscheinungsquoten nach Art des Termins, Tageszeit und Wochentag. Prüfen Sie insbesondere, ob für versäumte Termine eine automatische Erinnerung versendet wurde, da dies oft den genauen Grund für das Nichterscheinen des Patienten erklärt.
5. Mehrere Brillenpaare und Upgrade-Rate für Linsen
Zusatzumsätze aus Brillenglas-Upgrades wie Antireflexbeschichtungen, photochromen Gläsern, Blaulichtfiltern und dem Verkauf mehrerer Brillenpaare zählen zu den margenstärksten Einnahmen Ihrer Optikabteilung. Die Akzeptanz von AR-Linsen in den USA liegt bei rund 40 %.In Teilen Europas und Asiens liegt die Quote bei 90 %, was zeigt, dass die meisten Praxen noch viel Wachstumspotenzial haben.
Ein wichtiger Faktor für die Steigerung von Brillenglas-Upgrades und dem Verkauf mehrerer Brillenpaare ist das Verständnis dafür, wo im Behandlungsprozess des Patienten die entscheidenden Schwachstellen auftreten. Manchmal entsteht die Kommunikationslücke bei der Übergabe an das Anpassungsteam, wenn der Optometrist nicht genügend verschiedene Optionen empfiehlt, bevor der Patient das Anpassungsteam erreicht. Idealerweise sollte der Patient den Untersuchungsraum bereits mit einem Verständnis für die Vorteile verschiedener Brillenglasoptionen, Beschichtungen, Arbeitsplatzbrillen, Korrektionssonnenbrillen oder zusätzlicher Brillenpaare für unterschiedliche Lebensstile und Tätigkeiten verlassen. Selbst wenn sich die Sehstärke nicht ändert, gibt es für den Optometristen Gelegenheiten, dem Patienten ein Gespräch mit dem Anpassungsteam zu empfehlen, beispielsweise weil die Beschichtung seiner Brillengläser nachlässt, sein Gestell abgenutzt aussieht oder er von einem Ersatzpaar oder Arbeitsplatzbrillen profitieren könnte.
Im Bereich der Brillenanpassung muss das Team diese Empfehlungen konsequent bekräftigen und die Idee mehrerer Brillen für verschiedene Lebensbereiche selbstbewusst vorstellen. Tatsächlich könnten viele Patienten von mehreren Brillen profitieren, sofern das Budget es zulässt – darunter eine Alltagsbrille, eine Ersatzbrille, eine Lesebrille, Arbeitsplatzbrillen, Sonnenbrillen mit oder ohne Sehstärke und sogar Sportbrillen. Auch kleinere Zubehörteile wie Clip-Ons, Reinigungssets, Brillenketten und Pflegeprodukte sollten nicht außer Acht gelassen werden, da sie den durchschnittlichen Anpassungswert ebenfalls steigern. Wenn das klinische und das Anpassungsteam mit einem einheitlichen Ansatz zusammenarbeiten, ergeben sich deutlich mehr Möglichkeiten, sowohl den Verkauf mehrerer Brillen als auch den Verkauf von Premium-Brillengläsern zu steigern.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Prüfen Sie die Rate der Linsen-Upgrades als Prozentsatz Ihres gesamten Linsenumsatzes, betrachten Sie Ihr Verhältnis von Mehrfachbrillenpaaren und schlüsseln Sie diese Daten nach dem verschreibenden Optometristen und dem einzelnen Mitarbeiter Ihres Ausgabepersonals auf.
6. Wachstumsrate der Neupatienten
Neupatienten sind für den langfristigen Erfolg Ihrer Praxis unerlässlich, gleichzeitig aber auch am teuersten zu gewinnen. Indem Sie den Anteil Ihrer Neupatienten an Ihren Gesamtbesuchen im Blick behalten und beobachten, ob diese Zahl konstant bleibt, steigt oder sinkt, erhalten Sie frühzeitig Hinweise auf die zukünftige Entwicklung Ihrer Praxis.
Wenn die Zahl Ihrer Neupatienten sinkt, während die Gesamtzahl der Besuche gleich bleibt, bedeutet dies in der Regel, dass Ihre Patientenbindung gut ist, Sie aber die abwandernden Patienten nicht ersetzen. Verzeichnen Sie hingegen viele Neupatienten, aber einen geringen Umsatz pro Patient, konzentrieren Sie sich auf die Verbesserung der Konversionsrate und der Patientengewinnung, anstatt einfach nur noch mehr Patienten zu gewinnen.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Betrachten Sie das Verhältnis von Neupatienten zu wiederkehrenden Patienten pro Monat, ermitteln Sie, woher Ihre Empfehlungen kommen, und vergleichen Sie die Einnahmen aus Neupatienten mit den Einnahmen aus Ihrem bestehenden Patientenstamm.
7. Bearbeitungszeiten für Forderungen und Ansprüche
In Praxen, die mit mehreren Versicherungsträgern zusammenarbeiten, verdecken überfällige Forderungen oft ein erhebliches Umsatzproblem. Forderungen, die länger als 30 Tage unbezahlt bleiben, stellen im Grunde verdientes, aber noch nicht erhaltenes Geld dar, und die Wahrscheinlichkeit, diese Gelder einzutreiben, sinkt mit der Dauer des Zahlungsverzugs.
Sie sollten Ihren Forderungsbericht nach Zahlungspflichtigem und Fälligkeit der Forderung (z. B. 0–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage) segmentieren und prüfen. Eine hohe Anzahl von Forderungen mit einer Fälligkeit von über 60 Tagen deutet in der Regel auf ein Problem mit einem bestimmten Versicherer oder einen wiederkehrenden Kodierungsfehler hin, der sich durch ein systematischeres Vorgehen beheben lässt.
Worauf Sie in Ihrer elektronischen Patientenakte achten sollten: Suchen Sie nach Ihren überfälligen Forderungen, aufgeschlüsselt nach Kostenträger, der durchschnittlichen Zahlungsdauer verschiedener Forderungsarten und Ihrer Ablehnungsquote für jeden Kostenträger und Abrechnungscode. Ein gut eingerichtetes Praxisverwaltungssystem sollte diese Kennzahlen automatisch und einfach für Sie bereitstellen.
Daten in Entscheidungen umwandeln
Die Kenntnis Ihrer KPIs ist nur dann sinnvoll, wenn sie Ihre Praxisführung verändert. Einige hilfreiche Prinzipien:
Überprüfung in der richtigen Frequenz: Einige Kennzahlen (z. B. Terminauslastung, Tagesumsatz) erfordern eine tägliche oder wöchentliche Überprüfung. Andere, wie die Konversionsrate bei Wiedervorstellungen oder die Rate an Linsen-Upgrades, sollten besser monatlich analysiert werden. Jährliche Überprüfungen der Patientenalterung oder des Neupatientenwachstums zeigen zwar den Trend auf, bieten aber nicht genügend Vorwarnzeit, um rechtzeitig handeln zu können.
Teilen Sie relevante Daten mit dem gesamten Team: Die Erfassungsrate betrifft nicht nur den Optiker, sondern auch das gesamte Verkaufsteam. Die Nichterscheinungsrate ist eine Kennzahl für die Terminplanung, betrifft aber auch die Mitarbeiter am Empfang. Wenn die Mitarbeiter erkennen, wie ihre Rolle mit einer bestimmten Kennzahl zusammenhängt, ändert sich ihr Verhalten, ohne dass Anweisungen von oben erforderlich sind.
Setzen Sie Benchmarks, bevor Sie Ziele festlegen: Kennen Sie Ihren Ausgangspunkt, bevor Sie Ihr Ziel festlegen. Eine Praxis, die die Rate der Linsenwechsel noch nie erfasst hat, kann im ersten Quartal realistischerweise keine 60 % anstreben. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Stand und setzen Sie sich dann ein realistisches Verbesserungsziel für die nächsten 90 Tage.
Was Ihre elektronische Patientenakte vereinfachen sollte
Nicht alle Plattformen stellen diese Daten auf dieselbe Weise dar. Ein speziell für die Optometrie entwickeltes elektronisches Patientenakten-System sollte Ihnen Zugriff auf diese Kennzahlen ermöglichen, ohne dass manuelle Exporte oder benutzerdefinierte Tabellenkalkulationen erforderlich sind.
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Wenn Ihr aktuelles System einen erheblichen manuellen Aufwand erfordert, um die oben genannten Kennzahlen zu ermitteln, stellt dies eine signifikante Lücke dar, die wiederkehrende Kosten in Form von Zeitaufwand, Fehlern und verzögerten Entscheidungen verursacht.
Acuitas 3 wurde entwickelt, um unabhängigen Optiker- und Einzelhandelsgeschäften standardmäßig Einblick in ihre Leistungsdaten zu gewähren – nicht als Zusatzfunktion oder Exportvorgang. Erfahren Sie, wie Acuitas 3 das Wachstum Ihrer Praxis unterstützt. Kontakt.
