Der Wechsel einer Praxisverwaltungssoftware ist eine wichtige Entscheidung, und die Auswahl dauert oft länger als erwartet. Acuitas 3 und Optisoft sind zwei Plattformen, die bei unabhängigen Optikern in Großbritannien häufig genannt werden: Beide Unternehmen sind seit Jahrzehnten auf dem Markt, beide sind speziell für optische Praxen entwickelt und decken alle Kernfunktionen ab, die für den täglichen Praxisbetrieb benötigt werden.
Die Entscheidung basiert nie auf einer einzelnen Funktion. Entscheidend ist vielmehr, wie umfassend die jeweilige Plattform klinische Arbeitsabläufe unterstützt, wie sich die Preisstruktur im Laufe der Zeit entwickelt, wie gut das System mit dem Wachstum der Praxis skaliert und was passiert, wenn Probleme auftreten und Support benötigt wird. Auf diese Aspekte konzentriert sich dieser Vergleich.
Alle nachfolgenden Informationen zu Funktionen und Preisen stammen aus öffentlich zugänglichen Dokumenten auf den Websites beider Anbieter und entsprechen unserem Kenntnisstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Die Verfügbarkeit von Funktionen kann sich ändern; bitte überprüfen Sie dies vor einer Entscheidung direkt beim jeweiligen Anbieter.
Hintergrundinformationen zu den einzelnen Plattformen
Optisoft entwickelt seit 1989 in Großbritannien Software für die Praxisverwaltung von Optikergeschäften. Das aktuelle System, Optisoft.NET, ist die vierte Generation der Plattform und wurde 2019 eingeführt. Es ist speziell für unabhängige Optiker konzipiert und basiert auf einem modularen Modell: Ein Basisabonnement deckt die wichtigsten Funktionen ab, und Praxen können zusätzliche Funktionen zu einem monatlichen Festpreis pro Modul hinzufügen. Das Unternehmen hat seinen Sitz in York und bietet telefonischen und Online-Support in ganz Großbritannien.
Acuitas 3 ist die Flaggschiff-Plattform von Ocuco, einem 1993 in Dublin gegründeten Softwareunternehmen für die Optikbranche. Ocuco ist heute der weltweit größte Anbieter von Software für den Optik-Einzelhandel mit Produkten, die an über 6,750 Standorten in Dutzenden von Ländern eingesetzt werden. Acuitas 3 ist für beides konzipiert. unabhängige Optiker und optische Ketten Die Plattform ist in Großbritannien, Irland, den Niederlanden, Belgien, Italien, Kanada und den USA verfügbar. Sie vereint klinische Daten, Medikamentenabgabe, E-Commerce und Patientenmanagement in einem einzigen, vernetzten System und zeichnet sich durch einfache Bedienbarkeit im Praxisalltag aus. Trotz ihres breiten Funktionsumfangs ist die Plattform eine praktikable Lösung für Einzelpraxen, expandierende Unternehmen und Optikerketten gleichermaßen.
Vergleich der Plattformen auf einen Blick
Die folgende Tabelle beschreibt die Funktionen, die den täglichen Betrieb beeinflussen. Beide Plattformen decken die Grundlagen ab; die Unterschiede werden im Detail deutlicher.
Klinische und operative Abläufe
| Funktion | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| Terminkalender & Online-Buchung | Ja; einheitlich online und in der Praxis ¹ | Ja; Terminmodul verfügbar² |
| Klinische Aufzeichnungen | Vollständig konfigurierbar nach Besuchstyp¹ | Pfadbasiert; pro Optometrist konfigurierbar² |
| Geräteintegrationen | Umfangreicher veröffentlichter Katalog ¹ | Nicht als Kernfunktion aufgeführt² |
| eGOS | Ja; GOS-Formulare und Zahlungsabgleich ¹ | Ja; im Kernpaket enthalten² |
| Abgabe | Validierte Abgabe mit Echtzeit-Fehlerprüfungen ¹ | Modul zur Anpassung von Brillen und Kontaktlinsen² |
| Lagerverwaltung | Echtzeit-Daten über alle Standorte hinweg¹ | Modul zur Verwaltung von Barcode-Beständen² |
| Rückruf & Patientenkommunikation | Mehrkanal-automatisierter Rückruf ¹ | Rückruf, E-Mail und SMS im Kernpaket ² |
| E-Commerce | Ja; online und in der Praxis synchronisiert¹ | Nicht als Kernfunktion aufgeführt² |
| Kontaktlinsenmanagement | Ja ¹ | Passform und Nachsorge über das Dosiermodul² |
| Finanzwesen & Kassensysteme | Ja ¹ | Bargeldmodul verfügbar² |
| Lastschriftverfahren | Ja ¹ | Modul für Lastschriften verfügbar² |
| Reporting | Power BI-integrierte Dashboards¹ | Nicht als Kernfunktion aufgeführt² |
¹ Acuitas 3 Merkmale: https://www.ocuco.com/industry-solutions/independents/acuitas-3/
² Optisoft-Funktionen: https://www.optisoft.co.uk/solutions/ und https://www.optisoft.co.uk/prices/
Hinweis: Zusammengestellt aus öffentlich zugänglichen Quellen zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments. Die Verfügbarkeit der Funktionen kann sich ändern; bitte informieren Sie sich vor einer Entscheidung direkt beim jeweiligen Anbieter.
Preisgestaltung und Geschäftsmodell
Die Preise von Optisoft sind auf deren Website veröffentlicht. Das Basisabonnement kostet 150 £ pro Monat und umfasst Patientenakten, erweiterte Erinnerungsfunktionen, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, eGOS, Rezepthistorie und Aufgabenlisten.
Praxen können weitere Module hinzufügen: Terminverwaltung, Patientenakten, Medikamentenausgabe, Lagerverwaltung, Kassenführung und Lastschriften für jeweils 25 £ pro Modul und Monat. Optionales Cloud-Hosting kostet zusätzlich 55 £ pro Monat. Es gibt keine langfristigen Vertragslaufzeiten, und das Unternehmen bietet Rabatte für Neugründungen und bestehende Nutzer, die weitere Standorte hinzufügen.
Acuitas 3 wird individuell nach den Anforderungen jeder Praxis kalkuliert: Anzahl der Standorte, Nutzer und Module fließen in das Angebot ein. Dies spiegelt die Flexibilität der Plattform für unterschiedlichste Praxisgrößen und -konfigurationen wider – von Einzelpraxen bis hin zu Gruppenpraxen mit mehreren Standorten. Praxen, die Acuitas 3 evaluieren möchten, sollten ein Angebot anfordern. personalisiertes Angebot um zu verstehen, wie die Investition für ihr jeweiliges Setup aussieht.
Die beiden Modelle decken unterschiedliche Prioritäten ab. Optisofts transparente Preisgestaltung ermöglicht eine einfache Kostenermittlung von Anfang an, was für manche Praxen bei der Erstellung eines Business Case hilfreich ist. Die Angebotsstruktur von Acuitas 3 hingegen ermöglicht eine individuelle Preisgestaltung, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse jeder Praxis zugeschnitten ist und nicht pauschal berechnet wird.
Beide Ansätze verdienen eine Bewertung im Hinblick auf das gesamte Leistungsspektrum der jeweiligen Plattform.
eGOS und NHS-Workflow
Die Unterstützung von eGOS ist für viele Optiker in Großbritannien eine Grundvoraussetzung, und beide Plattformen erfüllen diese. Optisoft integriert eGOS in sein Kernpaket, wobei GOS-Abrechnungen direkt im System verarbeitet werden: kein Browserwechsel, keine separate Anwendung. Acuitas 3 integriert eGOS in einen umfassenderen NHS-Workflow, der GOS-Formulare, Gutscheinverwaltung und Zahlungsabgleich als Teil der vernetzten Patientenakte umfasst.
Für Praxen, die ein hohes NHS-Aufkommen bewältigen, geht es nicht darum, ob die Plattform eGOS unterstützt, sondern darum, wie sie mit Sonderfällen umgeht: abgelehnte Anträge, Übermittlungsfehler und wie diese mit der Patientenakte und der Finanzberichterstattung verknüpft werden.
Beide Plattformen verarbeiten eGOS-Dokumente seit mehreren Jahren und bieten Arbeitsabläufe, die für die Bearbeitung großer Dokumentenmengen ausgelegt sind. Eine Demo, die sich auf diese Szenarien konzentriert, ist der beste Weg, um zu beurteilen, welcher Ansatz am besten zu Ihren praktischen Abläufen passt.
Integration von Patientenakten und Geräten
Bei den Patientenakten unterscheiden sich die beiden Plattformen deutlich. Acuitas 3 gestaltet den Untersuchungsablauf so, dass er je nach Besuchstyp konfigurierbar ist und eine strukturierte Dokumentation in jeder Phase des Patientenprozesses bietet. Zudem verfügt das Unternehmen über den branchenweit größten Katalog an Geräteintegrationen. Für Praxen, die verschiedene Diagnosegeräte einsetzen, ist die Tiefe der veröffentlichten Integrationsliste wichtiger als die generelle Zusage, auf Anfrage Integrationen anzubieten.
Das Modul für klinische Patientenakten von Optisoft basiert auf einem patientenorientierten Design, das individuell für jeden Optometristen konfiguriert werden kann. Es ist für Touchscreens optimiert und aktualisiert Patientendaten direkt während der Untersuchung, wodurch ein separater Verwaltungsschritt entfällt.
Die Geräteintegration wird auf den öffentlichen Seiten von Optisoft nicht explizit als Funktion aufgeführt. Praxen, die auf spezielle Diagnosehardware angewiesen sind, sollten dies vor einer weiteren Evaluierung direkt mit Optisoft klären. Acuitas 3 hingegen bietet das umfangreichste Portfolio an Geräteanbindungen für Bildgebungs-, Diagnose- und Anpassungsgeräte in der optischen Industrie. Dieses umfasst Autorefraktoren, OCTs, Tonometer, Gesichtsfeldanalysatoren, Funduskameras, Rahmentracer und vieles mehr von verschiedenen Herstellern. Ein Blick auf die Geräteseite von Ocuco lohnt sich.
Für Praxen mit Standardausstattung und ohne besondere Geräteanforderungen ist der Unterschied im Integrationsgrad möglicherweise nicht relevant. Für Praxen, die ein umfassenderes Diagnoseprogramm nutzen, ist er jedoch eines der deutlichsten Unterscheidungsmerkmale zwischen den beiden Plattformen.
Abgabe und Bestandsverwaltung
Acuitas 3 beinhaltet eine validierte Ausgabeprüfung, die in Echtzeit bestätigt, ob eine bestimmte Fassungs- und Gläserkombination vor der Bestellung herstellbar ist. Diese Funktion basiert auf Ocucos umfassender Branchenerfahrung im Bereich optischer Labore. Als Entwickler von Innovations, einem der branchenführenden Labormanagementsysteme, verfügt Ocuco über ein tiefes Verständnis der Lieferkette – von der Praxis bis zum Labor –, das weit über das Angebot typischer Praxismanagement-Softwareanbieter hinausgeht. Dieser Validierungsschritt dient der Reduzierung von Nacharbeiten und ist insbesondere für Praxen, in denen Ausgabefehler ein ständiges Problem darstellen, in einer Demoversion empfehlenswert.
Neben der Ausgabe von Brillen bietet Acuitas 3 auch die Echtzeit-Bestandsverfolgung von Fassungen, Gläsern und Pflegemitteln, synchronisierte Produktkataloge für den stationären und Online-Verkauf, automatische Nachbestellungsauslöser, wenn der Lagerbestand unter definierte Schwellenwerte fällt, und ein Modul zur zonalen Bestandsaufnahme, das eine vollständige Bestandszählung ermöglicht, ohne den Praxisbetrieb zu unterbrechen.
Optisoft übernimmt die Ausgabe von Brillen und Kontaktlinsen über ein Modul, das direkt mit den Modulen für Kasse und Lagerverwaltung verknüpft ist. Die Lagerverwaltung erfolgt manuell und elektronisch, inklusive Barcode-Scannern. Beide Module sind als Zusatzoptionen zum Standardpreis von 25 £ pro Modul erhältlich. Die direkte Verbindung zwischen Ausgabe, Lager und Finanzen in Optisoft reduziert das Risiko der Dateneingabe an mehreren Stellen, eine häufige Fehlerquelle in kleineren Praxen mit manuellen Prozessen.
Praxen, die bewerten, wie die Medikamentenabgabe mit der umfassenderen Patienten- und Lagerverwaltung zusammenhängt, finden es möglicherweise auch hilfreich, zu überprüfen, wie die einzelnen Plattformen vorgehen. optische Bestandsverwaltung als Teil einer Demo-Vorführung.
Reporting
Die Berichtsfunktion ist eines der deutlichsten Unterscheidungsmerkmale der beiden Plattformen. Acuitas 3 integriert Power BI und bietet Praxen damit Dashboards mit Drilldown-Funktion nach Standort, Arzt/Ärztin und Zeitraum. Für Praxen mit mehreren Standorten oder mit Mitarbeitern, die regelmäßig mit Daten arbeiten, ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte auf Basis der zugrunde liegenden Daten zu erstellen, ein praktischer Vorteil.
Optisoft bietet zwar in allen Modulen Reporting-Funktionen, stellt aber auf seinen öffentlichen Seiten kein dediziertes BI-Dashboard oder eine Analyseebene wie Power BI bereit. Für Einzelpraxen variieren die Reporting-Anforderungen: Manche kommen mit Standardberichten gut zurecht, während andere BI-Dashboards für das KPI-Tracking bevorzugen.
Betrieb mehrerer Standorte
Die Multi-Site-Architektur von Acuitas 3 basiert auf zentralisierter Steuerung und Transparenz über alle Standorte hinweg. Sie unterstützt zudem zentrales Reporting und KPI-Tracking über Power BI und verwaltet eine Patientenakte, die sowohl Praxis- als auch Online-Kontaktpunkte verknüpft. Die Plattform wird von Optikerketten und -gruppen in Großbritannien, Irland, den Benelux-Ländern und den USA eingesetzt und ist speziell auf die betrieblichen Anforderungen der Verwaltung mehrerer Standorte zugeschnitten.
Optisoft unterstützt den Betrieb mehrerer Standorte durch seine Cloud-Hosting-Option. Diese ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Standorten mit automatisierter Datensicherung in britischen Rechenzentren für 55 £ pro Monat. Für unabhängige Praxen mit zwei oder drei Standorten ohne eigene IT-Abteilung ist dies eine unkomplizierte Möglichkeit, Standorte zu vernetzen. Es handelt sich um ein anderes Modell als die zentralisierte Gruppenverwaltungsarchitektur von Acuitas 3. Praxen, die eine signifikante Expansion planen, sollten daher sorgfältig abwägen, welcher Ansatz am besten zu ihrer langfristigen Strategie passt.
Compliance, Skalierung und kommerzieller Überblick
| Funktion | Acuitas 3 | Optisoft |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Ja | Nicht aufgeführt² |
| SOC 2 Typ II | Ja | Nicht aufgeführt² |
| Cyber-Grundlagen | Nicht aufgeführt ¹ | Ja² |
| (DSGVO) Datenschutzgrundverordnung konform | Ja ¹ | Ja² |
| Einsatz | Cloud oder On-Premise¹ | Cloud oder On-Premise ² |
| Multi-Site | Zentralisierte Berichterstattung und Kontrolle ¹ | Cloud-Hosting unterstützt mehrere Standorte² |
| API-Zugriff | Ja ¹ | Nicht aufgeführt² |
| Unterstützung des US-Marktes | Ja ¹ | Nr. 2 |
| AnzeigenPreise | Preis abhängig von der Praxisgröße ¹ | 150 £/Monat Grundgebühr; 25 £/Monat pro zusätzlichem Modul² |
Hinweis: Zusammengestellt aus öffentlich zugänglichen Quellen. Bitte überprüfen Sie die Angaben immer direkt beim jeweiligen Anbieter, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Sicherheit und Compliance
Acuitas 3 basiert auf ISO 27001-zertifizierten Verfahren und einer SOC 2 Typ II-Zertifizierung sowie DSGVO- und BPA-Konformität und bietet eine vollständige Protokollierung aller Vorgänge. Ocuco ist Microsoft-Partner. Für Praxen, die in größeren Gruppen angesiedelt sind oder formalen Governance-Anforderungen unterliegen, bietet diese Zertifizierung durch Dritte ein Maß an Sicherheit, das über die Angaben des Anbieters selbst hinausgeht.
Optisoft ist Cyber Essentials-zertifiziert, DSGVO-konform und Microsoft-Partner. Das Unternehmen bietet die Wahl zwischen Cloud-Hosting in britischen Rechenzentren und On-Premise-Installation, wodurch Praxen die volle Kontrolle über den Speicherort ihrer Daten behalten.
Für Praxen, die großen Wert auf den Speicherort ihrer Daten legen, ist die On-Premise-Option eine Überlegung wert. Praxen mit spezifischeren Compliance-Anforderungen sollten Optisoft bitten, ihre aktuelle Position zu bestätigen, bevor sie öffentlich verfügbare Informationen als endgültig betrachten.
Welche Praxis eignet sich welche Plattform?
Optisoft eignet sich ideal für Einzelpraxen, die ein System mit transparenter Kostenstruktur und einfacher Einrichtung wünschen. Das Basispaket deckt die täglichen Bedürfnisse vieler Einzelpraxen ab, und dank des modularen Preismodells können zusätzliche Funktionen flexibel nach Bedarf hinzugefügt werden. Der Support aus Großbritannien und die Möglichkeit, Daten lokal zu speichern, sind praktische Vorteile für Praxen, die Wert auf eine einfache Einrichtung und Datenverfügbarkeit legen.
Acuitas 3 eignet sich ideal für Praxen, in denen die Tiefe klinischer Arbeitsabläufe, die Geräteintegration und das Reporting Priorität haben. Die validierte Abgabeschicht reduziert die Nachbearbeitungsraten, der Geräteintegrationskatalog deckt eine breite Palette an Diagnosegeräten ab, und Power BI Reporting ermöglicht Praxen die standort- und zeitraumübergreifende Übersicht, ohne dass ein separates Analysetool erforderlich ist. Dank der Zertifizierung nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II ist Acuitas 3 auch die unkomplizierteste Wahl für Praxen, die formale Anforderungen an Datensicherheit oder Compliance erfüllen müssen.
Beide Plattformen unterstützen ähnliche Kern-Workflows, verfolgen aber unterschiedliche Ansätze hinsichtlich der Funktionalitätspaketierung und -erweiterung. Optisoft beginnt typischerweise mit einem schlanken Funktionsumfang und erweitert diesen schrittweise. Acuitas 3 hingegen positioniert sich als stärker vernetzte Plattform, die von Anfang an klinische, operative und Reporting-Workflows verknüpft und mit der Kapazität zur Unterstützung zusätzlicher Standorte und zunehmender Komplexität bei wachsender Praxis wächst. Welcher Ansatz am besten geeignet ist, hängt vom aktuellen Stand der Praxis und ihren Erwartungen für die nächsten drei bis fünf Jahre ab.
Der nächste Schritt mit Acuitas 3
Für Praxen, deren aktuelles System an seine Grenzen stößt oder die eine zukunftsfähige Basis schaffen wollen, vereint Acuitas 3 Patientenakten, Praxismanagement, Medikamentenabgabe, E-Commerce und Berichtswesen auf einer einzigen Plattform. Das Hinzufügen von Standorten oder Benutzern erfordert keine separaten Tools – die Architektur ist darauf ausgelegt.
Die validierte Abgabeschicht, der Geräteintegrationskatalog und die Power BI-Berichtsfunktion gewinnen mit zunehmendem Praxisvolumen und steigender Komplexität an Bedeutung. Praxen, die sich noch am Anfang dieser Entwicklung befinden, benötigen möglicherweise nicht alle Funktionen sofort, aber die Plattform wächst mit, ohne dass später eine Migration erforderlich ist.
Für alle, die ihre Optionen abwägen, hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Acuitas 3 mit den folgenden Punkten umgeht: Management einer optischen Praxis Die Analyse der spezifischen Arbeitsabläufe für die jeweilige Systemkonfiguration ist der direkteste Weg, um festzustellen, ob das System die richtige Lösung ist.
Vereinbaren Sie eine Demo mit Acuitas 3 um es im Kontext der eigenen Praxis zu sehen.
